เป็นจุดเชื่อมโยงที่สำคัญระหว่างองค์กรต่างๆในห่วงโซ่อุปทาน (Supply Chain) หรือประสานงานระหว่างองค์กรและผู้ขาย ซึ่งหลายคนอาจคิดว่างานจัดซื้อจัดหาเป็นงานที่ง่ายไม่ยุ่งยากซับซ้อนเท่าไหร่ แค่ติดต่อผู้ขายหรือซัพพลายเออร์ให้เสนอราคา และส่งสินค้าให้ตามที่เรากำหนดไว้ ซึ่งการจัดซื้อจัดหาถือว่าเป็นงานที่มีความสำคัญอย่างมากต่อบริษัทหรือองค์กร เนื่องจากมีผลต่อความสำเร็จ ซึ่งจะต้องมีความความต้องการในวัตถุดิบที่เพียงพอในราคาที่เหมาะสม คุ้มค่า มีคุณภาพตามที่ต้องการ ในเวลาที่เหมาะสม ซึ่งองค์กรต้องมีหลักบริหารจัดการและสร้างพันธมิตรกับผู้ขายหรือซัพพลายเออร์เพื่อมุ่งเน้นผลประโยชน์ร่วมกัน
คือ การจัดหาสินค้าและวัตถุดิบให้ได้คุณภาพตามที่ต้องการใช้ในการดำเนินงาน ในราคาที่เหมาะสม ยุติธรรมและคุ้มค่าที่สุด ตลอดจนการสรรหาผู้ขายที่ดี มีประสิทธิภาพและความสามารถในการจัดส่งสินค้าให้ได้ตามตรงตามความต้องการ และมีบริการที่ดี ปรึกษากับผู้ขายหรือซัพพลายเออร์เพื่อที่จะหาวิธีที่เหมาะสมในการแก้ไขปัญหาร่วมกัน
ปัจจัยที่เป็นหัวใจของงานจัดซื้อจัดขายมีอยู่ด้วยกัน 7 ประการ หรือเรียกว่า 7 R’s ดังนี้
1. ซื้อให้ได้ตามคุณภาพที่ต้องการ (Right Quality)
หมายถึง คุณสมบัติที่กำหนดขึ้นของหน่วยงานหรือองค์กร หรือคุณภาพของสินค้าหรือวัตถุดิบที่จะใช้งานตามที่ต้องการ ฝ่ายจัดซื้อจัดหาก็มีส่วนที่จะช่วยในการกำหนดคุณสมบัติของสินค้าหรือวัตถุดิบที่ต้องการด้วย เพื่อให้สามารถจัดหาของที่ดี ตรงตามวัตถุประสงค์การนำไปใช้ และซื้อของที่มีคุณภาพ
หมายถึง จำนวนสิ่งของหรือวัตถุดิบที่หน่วยงานหรือองค์กรต้องการใช้ เพื่อลดปัญหาและลดค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นในขั้นตอนของการสั่งซื้อ หรือการจัดส่งที่ไม่เป็นไปตามที่กำหนดไว้ ซึ่งฝ่ายจัดซื้อจัดหาจะต้องวางแผนการสั่งซื้อหรือทำการพยากรณ์ความต้องการใช้ทั้งหมด โดยดูจากข้อมูลในอดีตและประวัติการสั่งซื้อครั้งก่อนเป็นตัวช่วย และควรตรวจสอบคลังสินค้ามีปริมาณจัดเก็บที่เพียงพอหรือไม่ ไม่ควรสั่งสินค้ามาเก็บไว้ในคลังสินค้ามากเกินไป เพราะอาจจะทำให้สินค้าหรือวัตถุดิบเสื่อมคุณภาพไปได้
หมายถึง กรกำหนดเวลาในการจัดส่งสินค้าหรือวัตถุดิบ ซึ่งถือว่ามีความสำคัญอย่างมาก หากมีการจัดส่งสินค้าหรือวัตถุดิบช้ากว่าที่กำหนดอาจส่งผลกระทบให้กระบวนการผลิตหรือหน่วยงานที่จะต้องใช้สินค้าหรือวัตถุดิบอย่างต่อเนื่องจะต้องหยุดชะงัก หรือต้องพักไว้ก่อน ซึ่งฝ่ายจัดซื้อจัดหาจำเป็นที่จะต้องระบุวัน เวลาในการจัดส่งสินค้าอย่างชัดเจน
หมายถึง การซื้อของให้ได้ในราคาถูก ซึ่งเป็นเพียงปัจจัยเบื้องต้นเท่านั้น แต่จะต้องคำนึงถึงปัจจัยอื่นที่มีส่วนเกี่ยวข้องด้วยอย่างคุณภาพ ความคุมค่า และลักษณะที่จะต้องนำไปใช้งาน ราที่ดีไม่ใช่ราคาที่ถูกที่สุด แต่เป็นราคาที่ยุติธรรมที่สุด เหมาะสมกับคุณภาพ ผู้ขายมีกำไร ผู้ซื้อได้ประโยชน์จากสินค้าหรือวัตถุดิบนั้น
หมายถึง การสั่งซื้อสินค้านอกจากจะต้องกำนดวัน เวลในการส่งอย่างชัดเจนแล้วยังต้องกำหนดสถานที่ในการจัดส่งสินค้าให้ถูกต้องด้วย เพราะบางทีผู้ซื้อกับผู้ขายอยู่ในพื้นที่คนละแห่งกัน หรือสำนักงานกับหน่วยงานที่ต้องการใช้สินค้าหรือวัตถุดิบอยู่คนละแห่งกัน เพื่อลดปัญหาการจัดส่งที่ผิดพลาด ดังนั้นฝ่ายจัดซื้อจัดหาจะต้องระบุสถานที่แน่นอนและชัดเจน
หมายถึง การตรวจสอบหรือหาข้อมูลของผู้ขายมาศึกษาเพื่อพิจารณาความน่าเชื่อถือ โดยดูจากประวัติการซื้อขาย จากกระทรวงพาณิชย์ กระทรวงการคลัง ตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย สมาคม หรือชมรมต่างๆ เพื่อดูความมั่นคงในการดำเนินการของผู้ขาย ซึ่งผู้ขายที่ดีมีความน่าเชื่อถือนั้นจะต้องสามารถส่งสินค้าหรือวัตถุดิบให้ได้ตามที่กำหนด ทั้งคุณภาพของสินค้า การจัดส่งในปริมาณที่ถูกต้อง รวดเร็ว ในสถานที่ที่ถูกต้อง มีการดูแล และรับประกันสินค้า แก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นในกระบวนการจัดซื้อได้อย่างดี
หมายถึง การบริการของผู้ขายที่สามารถตอบสนองความต้องการได้ตรงตามที่กำหนดหรือเกินความคาดหวัง เพื่อให้เกิดความพึงพอใจจากการซื้อหรือใช้สินค้าหรือวัตถุดิบนั้น ไม่ว่าจะเป็นการรับประกันการใช้เงานที่มีระยะยาวนาน บริการหลังการขาย การจัดส่งสินค้าได้ไม่จำกัดจำนวนครั้ง หรือการรับเปลี่ยนสินค้าแบบไม่มีค่าบริการ เป็นต้น เพื่อสร้างโอกาสในการขายและการเป็นพันธมิตรที่ดีต่อกัน
ที่มา: pojjaman
