ตามประมวลกฎหมายมาตร 65 (18) ได้ระบุไว้ว่า “รายจ่ายที่พิสูจน์ไม่ได้ว่าใครเป็นผู้รับ ได้แก่ รายจ่ายที่บริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลได้จ่ายไปจริงในการประกอบกิจการ แต่ไม่อาจหาตัวผู้รับ หรือหลักฐานการจ่ายเงินมาพิสูจน์เป็นที่ประจักษ์ได้ว่ามีการจ่ายรายจ่ายนั้นได้ โดยทั่วไปรายจ่ายทุกรายการ ต้องมีผู้รับ ซึ่งผู้รับต้องนำไปเสียภาษีเงินได้ต่อไป”
จึงอาจกล่าวได้ว่าถ้าบิลเงินสดไม่สามารถระบุผู้รับของรายจ่ายนั้นอย่างชัดเจนได้ บิลเงินสดจะไม่สามารถนำไปใช้เพื่อการคำนวณรายจ่ายทางธุรกิจ หรือคำนวณภาษีได้ จุดที่สำคัญในการใช้บิลเงินสดจึงเป็นความครบถ้วน และน่าเชื่อถือของข้อมูลผู้รับของรายจ่าย
หากจัดทำบิลเงินสดด้วยข้อมูลที่ละเอียดให้มากที่สุด พร้อมการลงลายมือชื่อ และแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนของผู้รับเงินของรายจ่ายนั้นก็จะช่วยให้บิลเงินสดได้รับการยอมรับในการคำนวณรายจ่ายทางธุรกิจหรือการคำนวณภาษีได้มากขึ้น
วิธีทำให้บิลเงินสดมีความน่าเชื่อถือมากขึ้น
อย่างไรก็ตาม เนื่องจากบิลเงินสดเป็นสิ่งที่เขียนขึ้นด้วยลายมือ จึงทำให้มีความน่าเชื่อถือน้อย เพราะไม่สามารถระบุหลักฐานว่าใครเป็นผู้เขียน หรือไม่สามารถยืนยันการเกิดธุรกรรมการเงินนั้นได้ แต่ในการทำบิลเงินสดก็สามารถออกบิลเงินสดให้มีความน่าเชื่อถือ และมีหลักฐานเพียงพอต่อการนำไปใช้คำนวณรายจ่ายทางธุรกิจ หรือการคำนวณภาษีได้ โดยควรมีหลักฐานเพิ่มเติมประกอบบิลเงินสด ซึ่งต้องมีการพิจารณาเป็นกรณีไป ดังนี้
เอกสารใบสำคัญรับเงิน
เอกสารใบสำคัญรับเงิน คือ เอกสารที่ใช้เมื่อผู้รับเงินมีเหตุผลที่ไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงิน หรือบิลเงินสดอย่างถูกต้องให้ได้ แต่สามารถลงลายมือชื่อเพื่อยืนยันเป็นผู้รับเงินได้ โดยการออกเอกสารใบสำคัญรับเงินจะต้องมีข้อมูลคือ
ส่วนที่สำคัญในการลงลายมือชื่อสำหรับการออกใบสำคัญรับเงิน คือ การแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนของผู้รับเงินด้วย
เอกสารใบรับรองใบสำคัญรับเงิน
เอกสารใบรับรองใบสำคัญรับเงิน คือ เอกสารที่ใช้เมื่อกิจการได้จ่ายเงินเพื่อซื้อสินค้า หรือบริการเบ็ดเตล็ด หรือเป็นจำนวนเงินเล็กน้อย เช่น ค่าขนส่งเมสเซนเจอร์ ค่าเดินทาง ซึ่งไม่สามารถออกบิลเงินสด หรือใบเสร็จรับเงินอย่างถูกต้องได้ จึงต้องให้พนักงานกิจการนั้นเป็นผู้รับรองการจ่ายเงิน โดยในเอกสารใบรับรองใบสำคัญรับเงินจะต้องมีข้อมูลคือ
หลักฐานสลิปการโอนเงิน หรือ Transfer Slip คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานยืนยันการจ่ายเงินผ่านทางการทำธุรกรรมออนไลน์ เช่น การโอนเงินผ่านการแสกนคิวอาร์โค้ด หรือการโอนเงินผ่านทาง Mobile Banking ซึ่งจะต้องมีหลักฐานสลิปการโอนเงินที่มีข้อมูล ดังนี้
บิลเงินสดเป็นเอกสารที่เขียนด้วยลายมือบนกระดาษ จึงมักเกิดปัญหา เช่น การเขียนข้อมูลที่ไม่ครบถ้วน หรือความยากลำบากในการอ่านลายมือ รวมไปถึงข้อมูลอาจสูญหาย และตกหล่นได้ง่าย หลายคนจึงอาจมีข้อสงสัยว่าแล้วบิลเงินสดสามารถทำเป็นบิลเงินสดออนไลน์ เพื่อลดปัญหาเหล่านั้นได้หรือไม่ คำตอบคือ ได้ บิลเงินสดสามารถออกเป็นแบบออนไลน์ได้ แต่ที่สำคัญ คือ ความครบถ้วนของข้อมูล การลงลายมือชื่อของผู้รับเงินที่สามารถให้การรับรองได้ และการแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนของผู้รับเงินให้ชัดเจนด้วย
บิลเงินสด กับ ใบเสร็จรับเงิน ต่างกันอย่างไร ?
เมื่อดูที่จุดประสงค์ของการใช้บิลเงินสด และใบเสร็จรับเงินแล้ว เอกสารทั้งสองอย่างใช้เพื่อเป็นหลักฐานรับรองการชำระเงินเหมือนกัน แต่ข้อที่ทำให้เกิดความแตกต่างของบิลเงินสด และใบเสร็จรับเงินมีอยู่ด้วยกัน 3 ข้อหลัก คือ
รูปแบบของใบเสร็จรับเงินจะเป็นการพิมพ์ โดยมีข้อมูลที่ละเอียดชัดเจน ที่สำคัญคือในการออกใบเสร็จรับเงินจะเกี่ยวข้องกับการออกใบกำกับภาษี หรือเอกสารที่ผู้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มออกให้แก่ผู้ที่ซื้อสินค้า หรือบริการ เพื่อแสดงการจ่ายภาษี และเป็นหลักฐานการซื้อขาย ซึ่งหากมีความชัดเจนของใบเสร็จรับเงิน จึงจะทำให้เกิดการยอมรับจากสรรพากรเมื่อนำไปจัดการเรื่องภาษีได้มากกว่า ส่วนรูปแบบของบิลเงินสดนั้นมักเป็นการเขียนด้วยลายมือบนกระดาษเล่มบิลเงินสด ซึ่งพิสูจน์ได้ยากว่าเขียนโดยใคร และเกิดการซื้อขายรับเงินขึ้นจริงหรือไม่ จึงทำให้เกิดความน่าเชื่อถือต่อสรรพากรน้อยกว่า
ความครบถ้วนของข้อมูล ในการออกใบเสร็จรับเงินจะบังคับใส่ข้อมูลที่ครบถ้วนมากกว่า ทั้งรายละเอียดที่อยู่ของบริษัท หรือห้างหุ้นส่วนจำกัด หรือข้อมูลของผู้เสียภาษี ส่วนบิลเงินสดนั้น เนื่องจากเขียนด้วยลายมือขึ้นใหม่ในแต่ละครั้งของการซื้อขาย จึงเกิดการกรอกไม่ครบถ้วนได้ง่าย
มูลค่าของสินค้า และบริการ การออกใบเสร็จรับเงินจะต้องมีมูลค่ามากกว่า 100 บาทขึ้นไปตามที่สรรพากรได้กำหนดไว้ แต่บิลเงินสดนั้นไม่มีข้อจำกัด ร้านค้าปลีกที่มีการซื้อขายสินค้ามูลค่าไม่มาก หรือการใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดจึงมักใช้บิลเงินสด
บิลเงินสดคือเอกสารที่ออกเพื่อเป็นหลักฐานในการซื้อขาย โดยมีจุดประสงค์เช่นเดียวกันกับใบเสร็จรับเงิน แต่ความแตกต่างของบิลเงินสด และใบเสร็จรับเงิน คือ ความน่าเชื่อถือ เพราะใบเสร็จรับเงินจะมีข้อมูลที่ละเอียดครบถ้วน และมีความชัดเจนกว่าการเขียนด้วยลายมือบนบิลเงินสดที่อาจเกิดความผิดพลาด หรือตกหล่นของข้อมูลได้ ที่สำคัญคือการออกใบเสร็จรับเงินจะได้รับการยอมรับจากสรรพากรในการคำนวณรายจ่ายทางธุรกิจ หรือการคำนวณภาษีมากกว่า เพราะสามารถตรวจสอบข้อมูลของผู้รับเงินในการซื้อขายนั้นได้อย่างชัดเจน แต่บิลเงินสดอาจเกิดการพิสูจน์ผู้รับเงินได้ยาก
อย่างไรก็ตาม บิลเงินสดก็ยังสามารถใช้เพื่อคำนวณรายจ่ายทางธุรกิจ หรือคำนวณภาษีกับทางสรรพากรได้หากมีข้อมูลของผู้รับที่ครบถ้วนเพียงพอ ประกอบกับการลงลายมือชื่อ และแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชน โดยบิลเงินสดสามารถออกแบบออนไลน์ เพื่อความสะดวกสบาย และลดปัญหาเรื่องความไม่ชัดเจนของลายมือที่อาจเกิดขึ้นได้
Cr : https://www.kasikornbank.com
