ธุรกิจขนาดกลางและขนาดเล็กก็วางระบบไอทีได้

          ผู้ประกอบธุรกิจขนาดกลาง และขนาดเล็กสามารถวางระบบไอทีเอง ได้อย่างเหมาะสมกับขนาดธุรกิจ เพื่อเพิ่มผลิตภาพ ลดค่าใช้จ่าย และรองรับการดำเนินงานของธุรกิจอย่างต่อเนื่อง ดังนี้

1. การกำหนดมาตรฐานของเครื่องคอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์สื่อสาร ที่จะใช้ภายในองค์การ เพื่อลดค่าใช้จ่าย ด้านการบำรุงรักษา ที่แตกต่างกัน ควรสั่งซื้ออุปกรณ์ต่าง ๆ จากผู้แทนจำหน่ายรายเดียวกัน โดยเป็นอุปกรณ์ที่มีมาตรฐานเดียวกัน และสามารถเข้ากันได้กับ อุปกรณ์เชื่อมต่อต่าง ๆ เช่น เครื่องพิมพ์ เมาส์ คีย์บอร์ด นอกจากนี้การใช้ซอฟต์แวร์ หรือยูทิลิตี้ที่มีการทำงานในลักษณะที่คล้ายคลึงกัน เพื่อเก็บการตั้งค่าต่าง ๆ ภายในเครื่องคอมพิวเตอร์ จะช่วยให้สะดวกในการซ่อมบำรุงรักษา หรือติดตั้งซอฟต์แวร์ และระบบปฏิบัติการ ในเครื่องคอมพิวเตอร์ใหม่ หรือเครื่องที่ถูกฟอร์แมต
2. การสำรองข้อมูลไว้ภายนอกบริษัท การสำรองข้อมูลในระบบถือเป็นสิ่งสำคัญของธุรกิจ เพราะหากข้อมูลขององค์กรสูญหาย ย่อมจะส่งผล ต่อการดำเนินธุรกิจอย่างมาก ในธุรกิจขนาดเล็กนั้น มีวิธีการพื้นฐานที่นิยมกันโดยทั่วไปในการสำรองข้อมูลอยู่ 2 วิธี คือ

• การคัดลอกข้อมูลที่สำคัญ ไปไว้ที่ฮาร์ดดิสก์ภายนอก และทำไปเก็บไว้ที่สถานที่จัดเก็บข้อมูลสำรองที่ปลอดภัย
• การใช้บริการสำรองข้อมูลแบบออนไลน์จากผู้ให้บริการ แม้ว่าในธุรกิจขนาดใหญ่นั้น จะใช้การสำรองข้อมูลแบบเทปไว้นอกสถานที่ แต่จะไม่เหมาะกับ ธุรกิจขนาดเล็ก เพราะมีค่าใช้จ่ายสูง ดังนั้น การสำรองข้อมูลแบบออนไลน์จึงเหมาะสมกับธุรกิจขนาดเล็ก ทั้งในด้านราคา และความสะดวก

3. การใช้ฮาร์ดแวร์ในการรักษาความปลอดภัย ในการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตขององค์กร ในธุรกิจขนาดกลาง และขนาดเล็ก มักจะไม่ใส่ใจในเรื่องความปลอดภัย ของการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตเท่าที่ควร จึงอาจส่งผลให้เกิดความเสียหายจากภัยคุกคามทางคอมพิวเตอร์ ซึ่งมีทุกรูปแบบทั้งไวรัสคอมพิวเตอร์ มัลแวร์ รวมถึงแฮกเกอร์ ที่พยายามจะเจาะเข้ามาในระบบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งระบบที่มีความสำคัญ เช่น ระบบที่เกี่ยวข้องกับการเงิน บัตรเครดิต การทำธุรการรมทางการเงินออนไลน์ เป็นต้น

          ดังนั้นหากเป็นธุรกิจขนาดกลางที่มีผู้ใช้งานเครือข่ายภายในตั้งแต่ 20-30 คนขึ้นไป ก็ควรจัดหาไฟร์วอลล์ที่เป็นฮาร์ดแวร์มาติดตั้ง ส่วนธุรกิจขนาดเล็ก ควรใช้ไฟร์วอลล์ที่เป็นซอฟต์แวร์ ซึ่งจะประหยัดกว่า นอกจากนี้ยังจะต้องติดตั้งซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัสคอมพิวเตอร์ และมัลแวร์ควบคู่กันด้วย รวมถึงการกำหนดรหัสผ่าน ที่ยากต่อการคาดเดา การกำหนดให้เปลี่ยนรหัสผ่านใหม่ตามระยะเวลาที่กำหนด และที่สำคัญ จะต้องทำการปิดการเชื่อมต่อ อุปกรณ์เชื่อมต่อ เข้าสู่เครือข่ายทุกครั้งก่อนกลับบ้าน เพื่อป้องกันบุคคลอื่นเข้ามาขโมยข้อมูล หรือกระทำการมิชอบด้วย

4. การใช้เครือข่ายส่วนบุคคลเสมือน (Virtual Private Network) เมื่อมีความจำเป็นต้องเข้าถึงเครือข่าย ขององค์กรจากภายนอก ส่วนใหญ่จะนิยมใช้ บริการเครือข่ายอินเทอร์เน็ตที่เปิดให้บริการ ณ สถานที่นั้น ซึ่งจะมีความปลอดภัยต่ำ และง่ายต่อการถูกแฮกข้อมูล เพื่อความปลอดภัยจึงควรติดตั้ง VPN ภายในองค์กร หรือเช่าใช้บริการ SSL VPN จากผู้ให้บริการ ซึ่งจะทำให้การเข้าถึงข้อมูลขององค์กร เป็นไปอย่างสะดวกและปลอดภัยจากทุกที่ทุกเวลา
5. การวางแผนและทดสอบอย่างรอบคอบในการนำเทคโนโลยีใหม่มาใช้งาน ก่อนนำเทคโนโลยีหรือระบบใหม่มาใช้งาน จะต้องทำการทดสอบการทำงาน วิเคราะห์ในหลากหลายแง่มุม ทั้งด้านที่เป็นจุดแข็ง จุดอ่อน หรือข้อจำกัด จนมั่นใจว่าฮาร์ดแวร์หรือซอฟต์แวร์ต่าง ๆ สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตามที่องค์กรต้องการ รวมถึงจะต้องมองไปในอนาคตว่า ฮาร์ดแวร์หรือซอฟต์แวร์เหล่านั้นสามารถรองรับการใช้งานในอนาคตเมื่อธุรกิจเติบโตขึ้นด้วยหรือไม่

          ถึงแม้จะเป็นเพียงบริษัทเล็ก ๆ แต่ก็ไม่ควรมองข้ามการวางระบบไอทีที่ดี เพราะสิ่งหนึ่งที่จะทำให้ธุรกิจดำเนินไปข้างหน้าได้อย่างมั่นคง ได้แก่การวางระบบไอทีที่เข้มแข็งนั่นเอง