การเพิ่มศักยภาพแรงงานนับเป็นการลดต้นทุนได้อย่างหนึ่ง เพราะแรงงาน (จำนวนคน) ที่มีเท่าเดิมสามารถสร้างผลงานได้มากขึ้น ส่วนใหญ่มักเป็นเรื่องของประสบการณ์ ความรู้เป็นสำคัญ
เวลาก็คือเงินเช่นกัน ทุกวินาทีของเวลาที่เสียไปโดยเปล่าประโยชน์ย่อมก่อให้เกิดการเสียเงินโดยเปล่าประโยชน์ด้วย และการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพนั้นเป็นทักษะที่พนักงานทุกคนควรมี พนักงานควรรู้ว่าต้องทำอะไรก่อน-หลัง หรือหากเป็นช่วงที่มีเวลาว่างก็ควรใช้เวลาว่างให้เกิดประสิทธิภาพด้วยการซัพพอร์ตงานส่วนอื่นที่กำลังยุ่งอยู่ แต่การที่พนักงานจะสามารถซัพพอร์ตงานส่วนอื่นได้นั้นจำเป็นจะต้องมีทักษะในการทำงานส่วนอื่นที่นอกเหนือจากความรับผิดชอบหลักของตนเองด้วย แต่การจะทำแบบนั้นได้จะต้องมีการแชร์ขั้นตอนการทำงานของทุกๆ ส่วนให้พนักงานทุกฝ่ายสามารถเข้าถึงได้อย่างง่ายดาย เพื่อจะได้มีทักษะในการซัพพอร์ตงานทุกแผนกอย่างทันท่วงทีในเวลาที่ต้องการ
ฟรีแลนซ์ นับเป็นทางเลือกที่ดีทางหนึ่งสำหรับงานที่ไม่ใช่งานหลักของธุรกิจ เพราะไม่จำเป็นต้องลงทุนมาก ไม่ต้องมีสวัสดิการ ไม่ต้องมีประกันสังคม ไม่ต้องมีกระบวนการฝึกอบรม แถมยังมีความเชี่ยวชาญในด้านนั้น ๆ มากเสียด้วย ตัวอย่างเช่น องค์กรที่ทำธุรกิจการขายอาหาร เครื่องดื่ม โดยมีรายได้จากหน้าร้านเป็นหลัก การหาฟรีแลนซ์มาช่วยในการทำกราฟฟิกสร้างเมนู การจัดการเว็บไซต์ ก็เป็นตัวเลือกที่ดีกว่าการหาพนักงานประจำมาสร้างเป็นแผนกไอทีใหม่ ลดต้นทุนด้านแรงงานที่ไม่ใช่แกนหลักของธุรกิจได้ด้วย1.3 ลดต้นทุนด้านการประชุม
การประชุมที่มีผู้เข้าร่วมประชุมมากเกินไป (เช่น มากกว่า 10 คน) ทำให้ประสิทธิภาพในการประชุมลดลง หรือเป็นการใช้ทรัพยากรด้านแรงงานที่ไม่คุ้มค่า เพราะในบรรดาผู้เข้าร่วมประชุมมีเพียงไม่กี่คนที่เป็นคนตัดสินใจจริง ๆ นอกจากนั้นยังมีไอเดียที่ควรนำมาปรับใช้อย่างสม่ำเสมอเพื่อลดต้นทุนด้านการประชุมได้
รณรงค์ให้ประชุมผ่านออนไลน์: การประชุมที่จัดขึ้นทุกสัปดาห์หรือทุกเดือน หรือการประชุมที่ไม่ได้เป็นการตกลงเซ็นสัญญาโครงการใหญ่ ๆ สามารถประชุมเพื่ออัปเดตข่าวสาร บอกให้ทราบสถานะปัจจุบัน และสิ่งที่ต้องทำต่อไปผ่านการประชุมออนไลน์ได้ เพื่อลดการเดินทางที่ใช้เวลามากกว่าและบางครั้งต้องมีค่าเดินทางด้วย
กำหนดนโยบายการจัดประชุม: จำนวนครั้ง และเวลาในการจัดการประชุม ควรมีการจดบันทึกที่แน่นอน ว่ามีสมาชิกกี่คนเข้าร่วม เวลาในการประชุมถูกใช้ไปเท่าไร เมื่อครบหนึ่งสัปดาห์หรือหนึ่งเดือน ลองนำมาเปรียบเทียบและดูว่า เวลาเฉลี่ยและจำนวนครั้งที่เหมาะสมขององค์กรควรเป็นเท่าไร และกำหนดเป็นนโยบาย เชื่อได้เลยว่า หากกำหนดออกมาแล้ว การประชุมจะไม่เยิ่นเย้อ และไม่มากเกินไปจนไม่มีเวลาทำงานส่วนตัวแน่ ๆ
พนักงานสำหรับงานหลักในที่นี้หมายถึง พนักงานทุกคนที่ไม่อาจจ้างฟรีแลนซ์มาทำได้ การลงทุนเพื่อลดต้นทุนในระยะยาวคือ การเพิ่มขีดความสามารถของพนักงาน หรือส่งเสริมให้พนักงานมีทักษะเพิ่มขึ้นนั่นเอง เช่น การฝึกอบรมพนักงานอยู่เสมอ การบริการจัดการองค์ความรู้ขององค์กรให้พนักงานสามารถเข้าถึงได้โดยง่าย การสนับสนุนให้พนักงานตระหนักด้านการพัฒนาทักษะของตนเองอยู่เสมอ หรือการวางนโยบายให้พนักงานสามารถแชร์องค์ความรู้ของบุคคลให้เป็นองค์ความรู้ขององค์กร เพื่อให้บุคคลอื่นในบริษัทสามารถเรียนรู้ต่อได้ เป็นต้น
การใช้งบประมารณทางการตลาดเป็นเรื่องที่สำคัญ แต่สิ่งที่สำคัญกว่าคือทำอย่างไรให้งบประมาณที่ใช้ไปนั้นเกิดประโยชน์สูงสุด ผลลัพธ์ที่ได้เท่ากันจากจำนวนเงินน้อยกว่าก็คือการลดต้นทุนทางการตลาดอย่างหนึ่ง
การโฆษณาผ่านสื่อสังคมออนไลน์เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นมาใหม่เมื่อเทียบกับเมื่อสิบกว่าปีก่อน ปกติการลงทุนกับโฆษณามักมีค่าใช้จ่ายสูง เช่น การโฆษณาทางโทรทัศน์ หรือแผ่นป้ายโฆษณาขนาดใหญ่ มีค่าใช้จ่ายที่แน่นอนในแต่ละช่วงเวลา
ปัจจุบันหากเราหันมาใช้ประโยชน์จากการโฆษณาผ่านสื่อสังคมออนไลน์ จะทำให้เราลดต้นทุนของค่าโฆษณาได้อย่างมีประสิทธิภาพ เนื่องจากแนวคิดของการคำนวณต้นทุนค่าโฆษณาผ่านสื่อสังคมออนไลน์วัดจากต้นทุนต่อการคลิก (Cost Per Click หรือ CPC) ยิ่งเราเข้าใจกลไกของการใช้งานสื่อสังคมออนไลน์มากเท่าไร ก็จะทำให้ต้นทุนต่อการคลิกลดลงมากขึ้นเท่านั้น นั่นคือจำนวนงบประมาณเท่าเดิมแต่เข้าถึงผู้คนได้มากขึ้น การลดต้นทุนแบบนี้เริ่มมีบทบาทมากขึ้นในปัจจุบัน
การตลาดแบบปากต่อปากเป็นเครื่องมือที่ดีอย่างหนึ่งในการลดต้นทุนการสื่อสารของแบรนด์หรือองค์กรไปยังลูกค้า เพราะมีลูกค้ากลุ่มหนึ่งที่เราได้มอบคุณค่าที่ดีให้และมีความภักดีต่อแบรนด์เป็นดั่งองครักษ์ที่คอยบอกต่อเรื่องราวดี ๆ ต่าง ๆ ของแบรนด์หรือองค์กรไปยังลูกค้าคนต่อ ๆ ไป โดยที่ไม่ต้องเสียงบประมาณในการโฆษณาเพิ่มเติม การสรรหาไอเดียเพื่อการตลาดแบบปากต่อปากก็ทำให้ต้นทุนทางการตลาดลดลงไปได้ ไอเดียในการหันมาใช้การตลาดแบบปากต่อปาก เช่น
การดำเนินธุรกิจมีค่าใช้จ่ายไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง ไอเดียต่าง ๆ เหล่านี้เป็นไอเดียในการลดต้นทุนค่าใช้จ่ายส่วนนี้ได้
พลังงานไฟฟ้าเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในการดำเนินธุรกิจ การลดต้นทุนค่าใช้จ่ายด้านไฟฟ้าได้ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายได้อย่างมีนัยสำคัญ เครื่องใช้ไฟฟ้าจอมกินไฟอย่างเครื่องปรับอากาศแทบจะเป็นตัวเอก ยิ่งทำงานที่ออฟฟิศนานเท่าไร ค่าไฟฟ้าก็ยิ่งสูงขึ้นเท่านั้น ความร้อนภายนอกมากเท่าไรค่าไฟสำหรับเครื่องปรับอากาศก็มากขึ้น การใช้การตั้งโปรแกรมหรือเวลา ในการปิดเปิดเครื่องใช้ไฟฟ้า นับเป็นวิธีหนึ่งที่สามารถตั้งเป็นนโยบายได้ (รวมถึงเครื่องใช้ไฟฟ้าอื่นๆ ด้วย)
ไอเดียการลดต้นทุนด้านพลังงานทำได้โดยการวางนโยบายด้านพลังงานที่ชัดเจน ดังไอเดียข้างล่างนี้
พื้นที่สำหรับการทำธุรกิจเป็นต้นทุนสำคัญอย่างหนึ่ง และต้นทุนของพื้นที่จะสูงขึ้นเมื่อความต้องการใช้พื้นที่มีมากขึ้น การใช้พื้นที่ในสำนักงานหรือองค์กรอย่างคุ้มค่ากว่าเดิมที่เป็นอยู่ ทำให้สามารถลดต้นทุนด้านพื้นที่การใช้งานได้ แนวคิดง่าย ๆ คือการจัดการ 5ส เป็นกระบวนปรับปรุงพื้นที่การทำงานและสิ่งแวดล้อม คือ
ลองพิจารณาดูพื้นที่สำนักงานหรือองค์กรในปัจจุบัน มีพื้นที่ใดที่ผู้คนแทบไม่เคยย่างกรายและเก็บแต่สิ่งของที่ผ่านมาเป็นปีก็ไม่เคยถูกใช้ จุดนั้นเป็นจุดที่ควรพิจารณาสะสางให้เรียบร้อยแล้วบริหารพื้นที่ให้สามารถใช้งานได้มีประโยชน์มากขึ้น อาจจะใช้พื้นที่นั้นสร้างหน่วยย่อย ๆ ในการสร้างผลกำไรของบริษัทหรือเป็นพื้นที่ร่วมกันคิดเพื่อหาไอเดียลดต้นทุนก็ไม่เลวครับ
เครื่องใช้สำนักงาน เป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ในองค์กร แต่ในสิ่งที่ขาดไม่ได้ ก็ไม่จำเป็นต้องเป็นเครื่องใช้ที่เลิศหรู หรือใหม่เอี่ยม หากมีอุปกรณ์ใดที่สามารถใช้แทนกันได้ในราคาที่เหมาะสมกว่า ย่อมลดต้นทุนได้ไม่มากก็น้อย ดังไอเดียต่อไปนี้
การซื้อเฟอร์นิเจอร์มือสองสภาพดี: เฟอร์นิเจอร์ เช่นโต๊ะ เก้าอี้ โซฟา ที่เป็นมือสอง สภาพดี ๆ ในปัจจุบันหาง่ายกว่าเมื่อราว 10 กว่าปีก่อนมากนัก พื้นที่ใดในองค์กรที่ไม่จำเป็นต้องดูหรูหราใหม่เอี่ยมตลอดเวลา การเลือกเฟอร์นิเจอร์มือสองสภาพดีเป็นทางเลือกที่ลดต้นทุนได้มากทีเดียว
การใช้เครื่องเขียน เกรดปานกลาง: การใช้เครื่องเขียนเกรดกลาง ๆ ไม่แย่เกินไป และก็ไม่หรูหราเกินไป ก็นับว่าเป็นนโยบายที่ดีอย่างหนึ่ง ปกติเอกสารต่าง ๆ ส่วนที่เป็นปากกา มักเป็นส่วนที่ใช้ลงลายมือชื่อ ซึ่งไม่จำเป็นต้องเป็นหมึกเจลอย่างดีด้ามละหลายร้อยบาทก็ได้ เป็นต้น
จำกัดปริมาณการพิมพ์ของเครื่องพิมพ์: แม้ Paperless จะมีบทบาทมากในปัจจุบันแต่เอกสารบางอย่างก็ยังต้องพิมพ์ออกมา ดังนั้นเครื่องพิมพ์ไม่ว่าจะเป็นสีหรือขาวดำ หากมีการกำหนดนโยบายหรือปริมาณการพิมพ์ (จำนวนแผ่น) ต่อคนได้ จะสามารถลดต้นทุนทั้งกระดาษ หมึกพิมพ์ และค่าบำรุงรักษาได้ ลองเก็บข้อมูลของแต่ละแผนก แต่ละคน ว่ามีการใช้งานเฉลี่ยต่อเดือนจำนวนเท่าใด และตั้งเป็นนโยบายว่าจะใช้ไม่เกินเท่านั้นในเดือนต่อไป เป็นต้น
ทั้งหมดนี้เป็นไอเดียในการลดต้นทุนโดยไม่จำเป็นต้องรอให้มีวิกฤตเกิดขึ้นก่อนก็สามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้ทันที โดยแบ่งออกเป็น 3 มิติ คือมิติการลดต้นทุนด้านการดำเนินธุรกิจ ลดต้นทุนด้านแรงงาน และลดต้นทุนด้านการตลาด หวังว่าแนวคิดการลดต้นทุนเหล่านี้จะสามารถทำให้ผู้อ่านนำไปประยุกต์ใช้ในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ที่มา : https://teachme-biz.com
