เป็นกระบวนการสำคัญที่ธุรกิจและองค์กรใช้ในการบันทึก ตรวจสอบ และสรุปรายงานทางการเงิน เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้องและเชื่อถือได้สำหรับการตัดสินใจในด้านต่างๆ ขององค์กร วงจรบัญชีประกอบด้วยขั้นตอนหลักที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่องในแต่ละรอบบัญชี ซึ่งสามารถสรุปได้ดังนี้
1. การวิเคราะห์รายการค้า (Analyzing Transactions)
ขั้นตอนแรกของวงจรบัญชีคือการวิเคราะห์รายการค้าและเหตุการณ์ทางการเงินที่เกิดขึ้นภายในองค์กร โดยพิจารณาว่ารายการดังกล่าวเกี่ยวข้องกับบัญชีใดบ้าง และควรบันทึกในงบการเงินในลักษณะใด เช่น รายได้ ค่าใช้จ่าย ทรัพย์สิน หรือหนี้สิน
2. การบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไป (Journalizing)
หลังจากวิเคราะห์รายการค้าแล้ว ขั้นตอนต่อมาคือการบันทึกข้อมูลรายการค้าในสมุดรายวันทั่วไป (General Journal) โดยต้องบันทึกในรูปแบบบัญชีคู่ (Double-entry System) ที่แสดงถึงการเพิ่มและลดของบัญชีที่เกี่ยวข้อง
3. การโพสต์ไปยังบัญชีแยกประเภท (Posting to the Ledger)
ข้อมูลจากสมุดรายวันจะถูกย้ายไปบันทึกในบัญชีแยกประเภท (Ledger) ซึ่งเป็นการจัดระเบียบข้อมูลทางการเงินเพื่อให้ง่ายต่อการตรวจสอบและการจัดทำงบการเงิน
4. การจัดทำงบทดลอง (Trial Balance)
เมื่อโพสต์ข้อมูลไปยังบัญชีแยกประเภทครบถ้วนแล้ว จะทำการจัดทำงบทดลองเพื่อสรุปยอดคงเหลือของแต่ละบัญชี และตรวจสอบความสมดุลของบัญชีเดบิตและเครดิต
5. การปรับปรุงรายการบัญชี (Adjusting Entries)
ขั้นตอนนี้เป็นการบันทึกปรับปรุงรายการบัญชีที่ยังไม่ได้บันทึก เช่น ค่าเสื่อมราคา ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย หรือรายได้ค้างรับ เพื่อให้ข้อมูลบัญชีสะท้อนสถานะทางการเงินที่แท้จริง
6. การจัดทำงบทดลองหลังปรับปรุง (Adjusted Trial Balance)
หลังจากปรับปรุงรายการบัญชี จะมีการจัดทำงบทดลองอีกครั้งเพื่อตรวจสอบความถูกต้องของยอดคงเหลือก่อนจัดทำงบการเงิน
7. การจัดทำงบการเงิน (Financial Statements)
ข้อมูลจากงบทดลองหลังปรับปรุงจะถูกนำมาใช้ในการจัดทำงบการเงินหลัก ได้แก่ งบกำไรขาดทุน งบแสดงฐานะการเงิน และงบกระแสเงินสด เพื่อรายงานผลการดำเนินงานและสถานะทางการเงินขององค์กร
8. การปิดบัญชี (Closing Entries)
เมื่อสิ้นสุดรอบบัญชี จะมีการปิดบัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายเพื่อสรุปผลกำไรหรือขาดทุน และโอนยอดไปยังบัญชีทุนของเจ้าของ
9. การจัดทำงบทดลองหลังปิดบัญชี (Post-Closing Trial Balance)
ขั้นตอนสุดท้ายคือการจัดทำงบทดลองหลังปิดบัญชีเพื่อตรวจสอบยอดคงเหลือของบัญชีถาวร และเตรียมความพร้อมสำหรับรอบบัญชีถัดไป
เขียนและเรียบเรียงโดย : บริษัท โปรซอฟท์ ซีอาร์เอ็ม จำกัด | 12 ธันวาคม 2567
