วิธีการบันทึกลูกหนี้ยกมา บนโปรแกรมบัญชีออนไลน์ Prosoft ibiz

          การบันทึกลูกหนี้ยกมา (AR Beginning Balance) เป็นขั้นตอนสำหรับบันทึกข้อมูลลูกหนี้ที่ยังมียอดค้างชำระจากระบบบัญชีเดิม เพื่อให้บริษัทสามารถติดตามยอดหนี้คงค้าง ตรวจสอบข้อมูลลูกค้า และดำเนินการรับชำระหนี้ผ่านระบบได้อย่างต่อเนื่อง บทความนี้จะแนะนำวิธีการบันทึกลูกหนี้ยกมา พร้อมอธิบายรายละเอียดของแต่ละช่องที่ต้องกรอก เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถบันทึกข้อมูลได้อย่างถูกต้อง

เหตุใดที่ต้องบันทึกลูกหนี้ยกมา
          การบันทึกลูกหนี้ยกมา มีจุดประสงค์เพื่อรวบรวมและนำข้อมูลลูกหนี้คงค้างจากระบบบัญชีเดิมเข้าสู่ระบบใหม่ ให้สามารถดำเนินงานด้านบัญชีและการติดตามหนี้ได้อย่างต่อเนื่อง โดยมีวัตถุประสงค์สำคัญดังนี้
                    1. เพื่อบันทึกยอดลูกหนี้คงค้างเข้าสู่ระบบ : นำข้อมูลหนี้ที่ลูกค้ายังไม่ได้ชำระจากงวดบัญชีก่อนมาบันทึกในโปรแกรม เพื่อให้มีข้อมูลสำหรับติดตามและตรวจสอบยอดหนี้
                    2. เพื่อให้สามารถติดตามการรับชำระหนี้ได้อย่างต่อเนื่อง : รองรับการดำเนินงานเมื่อมีการรับชำระเงินจากลูกหนี้ที่มีรายการคงค้างก่อนเริ่มใช้งานระบบ
                    3. เพื่อให้ข้อมูลลูกหนี้มีความถูกต้องและเป็นปัจจุบัน : โดยบันทึกรายละเอียดลูกค้า เลขที่เอกสาร วันที่เอกสาร วันครบกำหนดชำระ และยอดเงินคงค้างให้ตรงกับข้อมูลอ้างอิง
                    4. เพื่อรองรับการตรวจสอบข้อมูลทางบัญชี : ช่วยให้สามารถเปรียบเทียบยอดลูกหนี้รายตัวกับรายงานลูกหนี้คงค้างและบัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้องได้
                    5. เพื่อให้การเปลี่ยนผ่านระบบบัญชีเป็นไปอย่างราบรื่น : ลดปัญหาข้อมูลลูกหนี้ขาดช่วงเมื่อต้องเปลี่ยนจากโปรแกรมบัญชีเดิมมาใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ Prosoft ibiz


ขั้นตอนการบันทึกลูกหนี้ยกมา บนโปรแกรมบัญชีออนไลน์ Prosoft ibiz
          ขั้นตอนที่ 1 เข้าสู่เมนูลูกหนี้ยกมา
          เข้าสู่โปรแกรมบัญชีออนไลน์ Prosoft ibiz จากนั้นไปยังเมนูสำหรับบันทึกลูกหนี้ยกมา และเลือกสร้างรายการใหม่ โดยระบบจะแสดงหน้าจอ New AR Beginning Balance ซึ่งแบ่งออกเป็นส่วนข้อมูลหลัก ได้แก่
                    Basic Data : สำหรับบันทึกข้อมูลเอกสารและรายละเอียดลูกหนี้
                    Note & Attachment : สำหรับบันทึกหมายเหตุและแนบเอกสารประกอบ (ถ้ามี)


          ขั้นตอนที่ 2 กรอกข้อมูลเอกสารลูกหนี้ยกมา
          ในส่วนแรกของหน้าจอ Basic Data ให้กรอกข้อมูลเอกสารและรายละเอียดลูกหนี้ตามช่องที่ระบบกำหนด ดังนี้
                    เลขที่เอกสาร : ระบบจะเลขที่เอกสารให้อัตโนมัติ ตามการตั้งค่าเมนูเลขที่ Running
                    เลขที่ใบกำกับภาษี : ระบุเลขที่ใบกำกับภาษีเดิมที่เกี่ยวข้องกับเอกสารใบกำกับภาษีอ้างอิง ควรกรอกข้อมูลให้ตรงกับเอกสารต้นฉบับ
                    วันที่เอกสาร : ระบุวันที่ของเอกสารลูกหนี้ยกมาตามข้อมูลที่บริษัทใช้เป็นหลักฐานอ้างอิง
                    วันที่ใบกำกับภาษี : ระบุวันที่ของใบกำกับภาษีที่เกี่ยวข้องกับรายการลูกหนี้ โดยตรวจสอบให้ตรงกับเอกสารต้นฉบับ
                    รหัสลูกหนี้ : เลือกรหัสลูกหนี้จากฐานข้อมูลลูกค้าในระบบ
                    ผู้ติดต่อ : ระบุหรือเลือกชื่อผู้ติดต่อของลูกหนี้ที่เกี่ยวข้อง เพื่อใช้เป็นข้อมูลในการประสานงานกับลูกค้า
                    ที่อยู่ออกใบกำกับภาษี : ตรวจสอบที่อยู่สำหรับออกใบกำกับภาษีของลูกหนี้ให้สอดคล้องกับเอกสารเดิม
                    สถานที่จัดส่ง : ระบุที่อยู่จัดส่งให้ถูกต้องตามข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับเอกสารเดิม
                    *หมายเหตุ : หากสถานที่จัดส่งตรงกับที่อยู่ออกใบกำกับภาษี สามารถเลือก Option ใช้ที่อยู่เดียวกันกับที่อยู่ออกใบกำกับภาษี
                    เครดิต (วัน) : ระบุจำนวนวันเครดิตตามเงื่อนไขการชำระเงินของลูกค้าให้ตรงกับข้อตกลงหรือเอกสารเดิม
                    วันที่นัดชำระ : ระบุวันที่ครบกำหนดชำระเงินตามเงื่อนไขเครดิต เพื่อใช้เป็นข้อมูลสำหรับติดตามการรับชำระหนี้
                    จำนวนเงิน : ระบุยอดเงินลูกหนี้คงค้างที่ต้องการบันทึก โดยควรใช้ยอดหนี้คงเหลือจริง ณ วันที่นำข้อมูลเข้าระบบ ไม่ใช่ยอดหนี้เดิมก่อนหักเงินที่ลูกค้าชำระไปแล้ว
                    รหัสภาษี : เลือกรหัสภาษีให้สอดคล้องกับเอกสารเดิม
                    ผู้รับผิดชอบ : เลือกรหัสพนักงานหรือผู้รับผิดชอบรายการลูกหนี้
                    แผนกงาน : ระบุแผนกที่รับผิดชอบรายการ
                    เขตการขาย : เลือกเขตการขายที่เกี่ยวข้องกับลูกค้า เช่น ภาคเหนือ ภาคกลาง หรือภาคใต้ ตามข้อมูลที่กำหนดไว้ในระบบ
                    Cost Center : เพื่อใช้ในการจำแนกและวิเคราะห์ข้อมูลตามโครงการ เพื่อให้สามารถนำข้อมูลไปใช้วิเคราะห์และออกรายงาน
                    Internal Order : เพื่อใช้จำแนกงานตามการตั้งค่าขององค์กร เพื่อให้สามารถนำข้อมูลไปใช้วิเคราะห์และออกรายงาน


ข้อควรระวังในการบันทึกลูกหนี้ยกมา
          เพื่อให้การบันทึกข้อมูลลูกหนี้ยกมามีความถูกต้อง ควรตรวจสอบประเด็นต่อไปนี้
                    1. ยอดลูกหนี้ต้องตรงกับเอกสารเดิม : โดยใช้ยอดคงค้างจริงของลูกค้า ณ วันที่นำข้อมูลเข้าสู่ระบบ
                    2. ตรวจสอบวันที่เอกสารให้เหมาะสม : โดยเฉพาะกรณีที่มีการเปลี่ยนระบบบัญชีหรือเริ่มใช้งานในระหว่างปี
                    3. ตรวจสอบรหัสลูกหนี้ก่อนบันทึก : เพื่อป้องกันการบันทึกยอดหนี้ผิดราย
                    4. ตรวจสอบรหัสภาษีและการตั้งค่าบัญชี : ให้สอดคล้องกับลักษณะรายการและนโยบายบัญชีของบริษัท
                    5. ตรวจสอบยอดรวมกับบัญชีแยกประเภท : เพื่อให้ข้อมูลลูกหนี้รายตัวสอดคล้องกับยอดบัญชีที่เกี่ยวข้อง
                    6. ป้องกันการบันทึกข้อมูลซ้ำ : โดยตรวจสอบรายการลูกหนี้คงค้างที่นำเข้าจากระบบเดิมก่อนสร้างเอกสารใหม่


เขียนและเรียบเรียงโดย : บริษัท โปรซอฟท์ ซีอาร์เอ็ม จำกัด | 21 ตุลาคม 2569