การปรับปรุงรายการ (Adjusting Entries) คือ การปรับปรุงรายการทางการบัญชีที่ได้บันทึกไว้ระหว่างรอบบัญชี ซึ่งการปรับปรุงจะกระทำ ณ วันสิ้นงวดบัญชี เพื่อแก้ไขเปลี่ยนแปลงรายได้, ค่าใช้จ่าย และสต็อกสินค้าที่ได้บันทึกไว้ในระหว่างงวดบัญชีให้ถูกต้อง เพื่อให้รายการทางบัญชีมียอดคงเหลือที่ถูกต้อง ณ วันสิ้นงวด และรายการปรับปรุงรายการบัญชี มีทั้งหมด 10 รายการ ดังนี้
1. รายได้ค้างรับ (Accrued Income) คือ รายได้ที่ได้รับแล้ว แต่ยังไม่ได้รับเงินตอนนี้ เช่น รายได้จากการขายสินค้าหรือบริการที่ลูกค้ายังไม่ได้ชำระเงินให้กับธุรกิจ ซึ่งรายได้ค้างรับจะถูกบัญชีในบัญชีรายได้แต่ยังไม่ได้รับการเปลี่ยนแปลงเป็นเงินสดหรือเงินที่เข้ามาในบัญชีธุรกิจจนกระทั่งการชำระเงินถูกดำเนินการโดยเสร็จสิ้น ซึ่งในบัญชีการเงิน รายได้ค้างรับจะถูกบัญชีในส่วนของเปิดบัญชีหรือบัญชีรายการเดินสะพัด และจะถูกย้ายไปยังบัญชีปกติเมื่อเงินถูกชำระได้สมบูรณ์ รายได้ค้างรับเป็นส่วนหนึ่งของการทำบัญชีการเงิน และถือเป็นรายได้ค้างรับซึ่งจะเป็นสินทรัพย์หมุนเวียนของกิจการ ดังนั้น ณ วันที่สิ้นงวดบัญชีต้องทำการบันทึกบัญชีรับรู้รายได้แม้ว่ากิจการจะยังไม่ได้รับเงิน
ตัวอย่างการบันทึกรายได้ค้างรับ
Dr. รายได้ค้างรับ (หมวด 1 สินทรัพย์)
Cr. รายได้ (หมวด 4 รายได้)
2. ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย (Accrued Expense) คือ รายการค่าใช้จ่ายที่มีการสร้างหนี้ไว้แต่ยังไม่ได้ชำระเงินในช่วงเวลาบัญชีปัจจุบัน รายการนี้ถือเป็นหนึ่งในรูปแบบของบัญชีค่าใช้จ่ายโดยทั่วไปที่บริษัทต้องการจัดการเพื่อควบคุมค่าใช้จ่ายและบันทึกรายการที่ค้างชำระไว้ในรายงานการเงินของตน เช่น เงินเดือนพนักงานที่ยังไม่ได้ชำระ หรือค่าน้ำ ค่าไฟ ที่ยังไม่ได้ชำระในช่วงเวลาบัญชีปัจจุบัน ซึ่งค่าใช้จ่ายค้างจ่ายถือเป็นหนี้สินหมุนเวียน
ตัวอย่างการบันทึกค่าใช้จ่ายค้างจ่าย
Dr. ค่าใช้จ่าย (หมวด 5 ค่าใช้จ่าย)
Cr. ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย (หมวด 2 หนี้สิน)
3. รายได้รับล่วงหน้า (Unearned Revenue) คือ รายการรายได้ที่บริษัทได้รับเงินล่วงหน้าจากลูกค้าหรือผู้ซื้อสินค้าหรือบริการ โดยที่บริษัทยังไม่ได้ส่งมอบสินค้าหรือบริการให้กับลูกค้าในช่วงเวลาบัญชีปัจจุบัน รายการนี้ถือเป็นหนึ่งในรูปแบบของบัญชีรายได้ที่ยังไม่ได้เกิดขึ้นในแง่ของการบริการหรือส่งมอบสินค้า การบันทึกรายได้รับล่วงหน้านี้มีผลในการแสดงผลรายได้และกำไรของบริษัทให้ถูกต้องตามหลักการบัญชี โดยรายได้รับล่วงหน้าจะถูกนำเข้าในรายได้ทั่วไปเมื่อบริษัททำการส่งมอบสินค้าหรือบริการให้กับลูกค้าแล้ว ซึ่งจะทำให้ยอดรายได้และกำไรของบริษัทลดลงตามจำนวนที่ถูกนำเข้าไปในรายได้รับล่วงหน้านั้น
ตัวอย่างการบันทึกรายได้รับล่วงหน้า
Dr. รายได้รับล่วงหน้า (หมวด 2 หนี้สิน)
Cr. รายได้ (หมวด 4 รายได้)
4. ค่าใช้จ่ายล่วงหน้า (Prepaid Expense) คือ รายการค่าใช้จ่ายที่บริษัทจ่ายไปล่วงหน้าในช่วงเวลาบัญชีปัจจุบัน เพื่อใช้สิทธิ์ในการใช้บริการหรือสินค้าในอนาคต รายการนี้ถือเป็นหนึ่งในรูปแบบของบัญชีค่าใช้จ่ายโดยทั่วไปที่บริษัทต้องการจัดการเพื่อควบคุมค่าใช้จ่ายและบันทึกรายการที่จ่ายไปล่วงหน้าไว้ในรายงานการเงินของตน เช่น การจ่ายค่าเช่าอาคารล่วงหน้า การจ่ายค่าโฆษณาล่วงหน้า เป็นต้น
ตัวอย่างการบันทึกค่าใช้จ่ายล่วงหน้า
Dr. ค่าเสื่อมราคา (หมวด 5 ค่าใช้จ่าย)
Cr. ค่าเสื่อมราคาสะสม (หมวด 1 สินทรัพย์)
5. ค่าเสื่อมราคา (Depreciation Expense) คือ รายการค่าใช้จ่ายสิ้นงวดที่บันทึกในบัญชีเพื่อสะสมค่าเสื่อมราคาของทรัพย์สินหรือทรัพย์สินไม่หมุนเวียนที่มีตัวตนบางอย่างที่มีอายุการใช้งานระยะยาวเกินกว่า 1 ปี และมีการเสื่อมสภาพ เช่น อาคาร เครื่องจักร รถยนต์ เครื่องใช้สำนักงาน หรือเฟอร์นิเจอร์ เป็นต้น รายการนี้ถือเป็นหนึ่งในรูปแบบของบัญชีค่าใช้จ่ายที่ยังไม่ได้เกิดขึ้นในแง่ของการเสื่อมค่าของทรัพย์สิน การบันทึกค่าเสื่อมราคาช่วยให้บริษัทสามารถกระจายค่าใช้จ่ายในการเสื่อมราคาของทรัพย์สินในระยะเวลาที่เหมาะสม และทำให้บริษัทสามารถประเมินมูลค่าของทรัพย์สินในทุนหรือทรัพย์สินคงที่ได้อย่างถูกต้องตามหลักการบัญชีได้ การคำนวณค่าเสื่อมราคาสามารถใช้วิธีต่างๆ เช่น วิธีเส้นตรง (straight-line method) หรือวิธีลดมูลค่ารวม (reducing balance method) ขึ้นอยู่กับลักษณะของทรัพย์สินและนโยบายของบริษัทในการบัญชีไว้
ตัวอย่างการบันทึกค่าเสื่อมราคา
Dr. ค่าใช้จ่าย (หมวด 5 ค่าใช้จ่าย)
Cr. ค่าใช้จ่ายล่วงหน้า (หมวด 1 สินทรัพย์)
6. วัสดุสิ้นเปลืองใช้ไป (Supplies Used) คือ สินทรัพย์หมุนเวียนที่มีมูลค่าไม่มากนัก เมื่อวัสดุสิ้นเปลืองหรืออุปกรณ์ต่างๆ ที่ซื้อมาสำหรับการใช้งานภายในบริษัทถูกใช้ไปแล้วจะหมดสภาพไป รายการนี้เป็นการลดยอดของวัสดุสิ้นเปลืองในสต็อกและบันทึกการใช้จ่ายในรายงานการเงินของบริษัท เช่น กระดาษ A4 ที่ใช้สำนักงาน หรือหมึกพิมพ์ที่ใช้กับเครื่องพิมพ์ การบันทึกวัสดุสิ้นเปลืองใช้ไปช่วยให้บริษัทสามารถเข้าใจการใช้จ่ายในการดำเนินงานของตนเองได้และปรับปรุงการจัดการวัสดุให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นในอนาคต การบันทึกวัสดุสิ้นเปลืองใช้ไปเป็นส่วนหนึ่งของการบัญชีที่สำคัญในการจัดการค่าใช้จ่ายของบริษัท เมื่อสิ้นงวดบัญชีกิจการจะทำการสำรวจบัญชีวัสดุสิ้นเปลืองว่ามียอดคงเหลือเท่าใด และจะบันทึกรายการปรับปรุงโดยการโอนวัสดุสิ้นเปลือง ส่วนที่ใช้หมดไปจะเป็นค่าใช้จ่ายแสดงในงบกำไรขาดทุน
ตัวอย่างการบันทึกวัสดุสิ้นเปลืองใช้ไป
Dr. วัสดุสำนักงานใช้ไป (หมวด 5 ค่าใช้จ่าย)
Cr. วัสดุสำนักงาน (หมวด 1 สินทรัพย์)
7. หนี้สงสัยจะสูญ (Doubtful Account) คือ บัญชีค่าใช้จ่าย หนี้สงสัยจะสูญนั้นเป็นรายการในบัญชีที่ใช้เพื่อบันทึกยอดหนี้ที่บริษัทเชื่อว่าอาจไม่สามารถรับเงินคืนได้จากลูกค้าหรือผู้ยืมเงินในอนาคต เช่น เมื่อลูกค้าไม่สามารถชำระหนี้หรือผู้ยืมเงินไม่สามารถชำระเงินกลับได้ตามข้อตกลง บันทึกหนี้สงสัยจะสูญช่วยให้บริษัทสามารถปรับปรุงยอดหนี้ค้างชำระในงบการเงินให้เป็นไปตามความเป็นจริง โดยปกติแล้วการบันทึกหนี้สงสัยจะสูญจะเกิดในบัญชีลูกหนี้รวมหรือบัญชีค่าใช้จ่ายไม่เป็นประโยชน์ และมักจะถูกตัดออกหรือลดลงเมื่อไม่มีโอกาสในการได้รับเงินคืนในอนาคต
ตัวอย่างการบันทึกหนี้สงสัยจะสูญ
Dr. หนี้สงสัยจะสูญ (หมวด 5 ค่าใช้จ่าย)
Cr. ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ (หมวด 1 สินทรัพย์)
8. ค่าตัดจำหน่าย (Amortization) คือ การลดค่าของทรัพย์สินบางอย่างที่มีลักษณะเสมือนค่าเสื่อมราคา แต่ไม่ใช่เสื่อมค่าจริง โดยค่าตัดจำหน่ายมักจะใช้ในบัญชีเพื่อแสดงถึงการลดลงของมูลค่าของสิทธิหรือสิทธิ์ในการใช้งานที่มีอายุการใช้งานหรืออายุการใช้สิทธิตามที่กำหนดไว้ ตัวอย่างของการคำนวณค่าตัดจำหน่ายได้แก่ ค่าตัดจำหน่ายสิทธิการถือหุ้น (Goodwill) ในกรณีซื้อกิจการ หรือค่าตัดจำหน่ายสิทธิ์การใช้งานซอฟต์แวร์ (Software) ที่มีอายุการใช้งานจำกัด การบันทึกค่าตัดจำหน่ายช่วยให้บริษัทสามารถกระจายค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวกับการตลาดหรือการสร้างสรรค์ทรัพย์สินทางปัญญาให้เป็นรายได้ในช่วงเวลาที่เหมาะสม และช่วยให้การบัญชีแสดงผลกำไรและขาดทุนของบริษัทได้อย่างถูกต้อง
ตัวอย่างการบันทึกค่าตัดจำหน่าย
Dr. ค่าตัดจำหน่าย (หมวด 5 ค่าใช้จ่าย)
Cr. ค่าตัดจำหน่ายสะสม (หมวด 1 สินทรัพย์)
9. ค่าสูญสิ้น (Depletion) คือ บัญชีค่าใช้จ่ายที่แสดงในงบกำไรขาดทุน และบัญชีค่าสูญสิ้นสะสมจะนำไปบันทึกเพื่อการลดลงในมูลค่าของสินทรัพย์ไม่หมุนเวียน ประเภททรัพยากรธรรมชาติหรือทรัพย์สินทางธรรมชาติ เช่น น้ำมัน แร่ธาตุ ไม้ หิน หรือสิ่งอื่นๆ ที่ถูกสร้างขึ้นในกระบวนการธรรมชาติ การลดลงนี้เกิดขึ้นเนื่องจากการสกัดออกจากแหล่งของทรัพยากรธรรมชาตินั้นๆ โดยการคำนวณค่าสูญสิ้นเป็นรายปี จะช่วยให้บริษัทสามารถประเมินค่าของทรัพยากรที่ใช้ไปและช่วยในการกำหนดราคาขายของผลิตภัณฑ์นั้นให้เป็นไปตามความเป็นจริงและมีความเป็นระเบียบในการบัญชีของบริษัท การบันทึกค่าสูญสิ้นยังช่วยให้บริษัทสามารถประเมินผลกระทบทางการเงินจากการใช้ทรัพยากรธรรมชาติในการดำเนินกิจการของตนได้อย่างถูกต้อง
ตัวอย่างการบันทึกค่าสูญสิ้น
Dr. ค่าสูญสิ้น (หมวด 5 ค่าใช้จ่าย)
Cr. ค่าสูญสิ้นสะสม (หมวด 1 สินทรัพย์)
10. การแก้ไขข้อผิดพลาด (Correction of Error) คือ กระบวนการที่ใช้ในการปรับปรุงข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นในบัญชีหรือในรายงานงบการเงินของบริษัท โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้ข้อมูลทางการเงินมีความถูกต้องและเป็นประโยชน์สำหรับผู้ใช้งาน การแก้ไขข้อผิดพลาดสามารถเกิดจากความผิดพลาดในการบันทึกทางการบัญชี ซึ่งการแก้ไขอาจทำได้ในวันที่พบข้อผิดพลาด หรือทำการแก้ไข ณ วันสิ้นงวดบัญชีก็ได้ โดยการแก้ไขข้อผิดพลาดนั้นจะเริ่มบันทึกในสมุดรายวันทั่วไป แล้วผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภท
สาเหตุของข้อผิดพลาด
• ได้มีการบันทึกตัวเลขจำนวนผิด ซึ่งอาจเกิดจากบันทึกชื่อบัญชีที่ถูกต้อง แต่ได้บันทึกตัวเลขจำนวนผิด
• ได้มีการบันทึกชื่อบัญชีผิด หรือการเลือกบัญชีผิดหมวด ซึ่งอาจผิดทั้งด้านฝั่งเดบิตหรือด้านเครดิต หรือระบุชื่อบัญชีผิด
• ไม่ได้มีการบันทึกบัญชีรายการค้าที่เกิดขึ้น ในระหว่างวัน
การแก้ไขข้อผิดพลาด ให้พิจารณาว่าบันทึกบัญชีที่เคยบันทึกผิดไว้นั้นบันทึกอย่างไร และลองบันทึกบัญชีที่ถูกต้องว่าเป็นอย่างไร แล้วนำมาเปรียบเทียบกัน แล้วแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้อง โดยหากต้องการล้างบัญชีออกให้ทำการบันทึกด้านตรงข้าม หรือถ้าจำนวนเงินผิดแก้ไขโดยการเขียนจำนวนเงินใหม่ จะเป็นการเพิ่มหรือลดจำนวนเงินทั้งนี้ต้องยึดหลักการลงบัญชีทั้งด้านเดบิตและเครดิตในยอดเงินที่เท่ากัน
เขียนและเรียบเรียงโดย : บริษัท โปรซอฟท์ ซีอาร์เอ็ม จำกัด | 07 มีนาคม 2567
