จรรยาบรรณโปรซอฟท์ เป็นเอกสารที่จัดทำขึ้นมา เพื่อเป็นแนวทางให้พนักงานโปรซอฟท์ ประพฤติตนบนหลักจริยธรรม โดยมีวัตถุประสงค์ ดังนี้
นอกเหนือจากการไม่ปฏิบัติตามจรรยาบรรณโปรซอฟท์แล้ว การกระทำต่อไปนี้ ถือเป็นการผิดจรรยาบรรณด้วย
การยกย่องการปฏิบัติที่ดีตามจรรยาบรรณ
ผู้ใดพบเห็นการปฏิบัติที่ดีตามจรรยาบรรณโปรซอฟท์ สมควรยกย่องขอให้รายงานต่อบุคคลดังต่อไปนี้
ทั้งนี้ ให้ผู้บังคับบัญชา หรือ ฝ่ายบุคคล ชมเชยและอาจให้รางวัลพนักงานผู้ปฏิบัติ ตามคู่มือพนักงานส่วนที่ 10 เรื่องการชมเชยและการให้รางวัล และอาจนำเรื่องราวนั้นมาเผยแพร่ เพื่อขยายผลการปฏิบัติที่ดีต่อไปตามความเหมาะสม
การรายงานการปฏิบัติที่ฝ่าฝืนจรรยาบรรณ
ผู้ใดพบเห็นการปฏิบัติที่ฝ่าฝืนจรรยาบรรณโปรซอฟท์ ขอให้รายงานบุคคลดังต่อไปนี้
ทั้งนี้ ให้ผู้รับรายงานให้ความคุ้มครองผู้รายงาน ปกปิดผู้รายงานเพื่อความปลอดภัยของผู้รายงานและให้ดำเนินการอย่างหนึ่งอย่างใดดังต่อไปนี้
เมื่อตรวจสอบข้อเท็จจริงแล้ว ผู้ตรวจสอบร่วมกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง (ถ้ามี) อาจตัดสินใจ ดำเนินการอย่างหนึ่งหรือหลายอย่าง ดังต่อไปนี้
ระบบการรับเรื่องร้องเรียน
การที่พนักงานจะร้องเรียนเรื่องฝ่าฝืนจรรยาบรรณ เรื่องทุจริตมิชอบ หรือเรื่องที่ไม่ได้รับความเป็นธรรมนั้น สามารถร้องเรียนทางตรงไปยังผู้บังคับบัญชา หรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
การปฏิบัติตามกฎ ระเบียบ และมาตรฐาน
ในฐานะพนักงานที่ดีของบริษัท โปรซอฟท์มุ่งมั่นในการปฏิบัติตามกฎหมาย กฎระเบียบ มาตรฐานต่างๆ เพื่อความสงบเรียบร้อยของสังคม และการอยู่ร่วมกันโดยสงบสุข การฝ่าฝืนเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้ แม้ว่าจะอ้างว่าทำไป “เพื่อประโยชน์ของบริษัท” “เพื่อประโยชน์ของลูกค้า” หรือ “ตามคำสั่งของผู้บังคับบัญชา”
แนวปฏิบัติ
1) ศึกษาทำความเข้าใจกฎ ระเบียบ และมาตรฐานต่างๆ ตลอดเวลา
2) ปฏิบัติตามกฎ ระเบียบ และมาตรฐานต่างๆ ที่มีผลบังคับใช้
3) ทักท้วงผู้กระทำความผิด
4) คัดค้าน ถ้าถูกสั่งหรือชักจูงให้กระทำผิด
ข้อพึงระวัง
1) ไม่ฝ่าฝืนกฎ แม้จะเห็นว่ามีผู้ฝ่าฝืนแต่ไม่ถูกลงโทษ
2) ขนบธรรมเนียม และประเพณีปฏิบัติ อาจแตกต่างกันได้ในแต่ละภูมิภาค อาจเปลี่ยนแปลงได้ หรืออาจไม่ชัดเจน ถ้าไม่แน่ใจ ควรปรึกษาผู้รู้
การเคารพในสิทธิและเสรีภาพ
2.1.ความเป็นส่วนตัว
สิทธิในความเป็นส่วนตัว ต้องได้รับความคุ้มครองไม่ให้ถูกล่วงละเมิดจากการใช้ การเปิดเผยหรือการถ่ายโอนข้อมูลส่วนตัว เช่น ชีวประวัติ ประวัติสุขภาพ ประวัติการทำงาน หรือข้อมูลส่วนตัวอื่น ๆ ไปยังบุคคลอื่น เว้นแต่จะได้รับความยินยอมจากเจ้าของข้อมูลส่วนตัวนั้น ๆ หรือได้กระทำไปเท่าที่จำเป็นตามหน้าที่โดยสุจริต หรือตามกฏหมายหรือเพื่อประโยชน์ของส่วนรวม
แนวปฏิบัติ
1) ให้ความคุ้มครองข้อมูลส่วนตัวของพนักงานที่อยู่ในความครอบครองหรืออยู่ในการดูแลรักษาของบริษัท ไม่ให้มีการเปิดเผยออกไปสู่บุคคลอื่น
2) การเปิดเผย หรือถ่ายโอนข้อมูลส่วนตัวของพนักงาน ไปสู่บุคคลอื่นจะทำได้ต่อเมื่อได้รับความยินยอมจากพนักงานผู้เป็นเจ้าของข้อมูล หรือทำตามหน้าที่โดยสุจริต
3) จำกัดการเปิดเผยและการใช้ข้อมูลส่วนตัวของพนักงาน ของผู้ที่เกี่ยวข้องในการปฏิบัติหน้าที่ เพียงเท่าที่จำเป็น หรือเพียงเท่าที่กฏหมายกำหนด
ข้อพึงระวัง
1) ผู้ขอข้อมูล เมื่อได้รับข้อมูล ต้องใช้ข้อมูลที่ได้รับ ให้ถูกต้องตามวัตถุประสงค์ในการขอข้อมูล และต้องไม่เผยแพร่ต่อไปยังผู้ที่ไม่เกี่ยวข้อง
2) ผู้ให้และผู้รับข้อมูล ต้องคำนึงถึงความปลอดภัยของข้อมูลส่วนตัวขณะอยู่ในความครอบครองของตน มีมาตรการในการป้องกันไม่ให้ข้อมูลรั่วไหลไปยังบุคคลที่ไม่เกี่ยวข้อง
ตัวอย่าง
1) ท่านเป็นพนักงานบริษัท ที่มีหน้าที่ดูแลรักษาข้อมูลส่วนตัวพนักงาน ได้รับการร้องขอให้ส่งข้อมูลประวัติพนักงาน เพื่อผู้ขอข้อมูล จะนำไปใช้ประกอบในการประเมินผลพนักงาน ท่านจะปฏิบัติเช่นไร
คำแนะนำ พิจารณาให้ข้อมูล เฉพาะเท่าที่จำเป็นต่อการประเมินผลพนักงานเท่านั้น และต้องมีมาตรการในการป้องกันการรั่วไหลของข้อมูล เช่น การส่งทาง e-mail แบบ encrypt การบรรจุซองปิดผนึก มีคำเตือนว่าเป็นข้อมูลที่เป็นความลับ (Confidential) ระบุหน้าซองส่งถึงผู้ขอข้อมูลโดยตรง
2) ท่านเป็นผู้ขอข้อมูลพนักงาน เพื่อใช้ประกอบการพิจารณาประเมินผลพนักงาน ได้ข้อมูลส่วนตัวพนักงานมาอยู่ในความครอบครอง เมื่อได้ใช้ข้อมูลต้องความประสงค์เป็นที่เรียบร้อยแล้ว ท่านจะปฏิบัติต่อข้อมูลเช่นไร
คำแนะนำ ทำลายข้อมูลหรือส่งข้อมูลคืนให้แก่พนักงานผู้ดูแลข้อมูล หลีกเลี่ยงการถ่ายสำเนาเอกสารโดยไม่จำเป็น หากประสงค์จะเก็บข้อมูลไว้ใช้ในโอกาสต่อไป ต้องเก็บข้อมูลไว้ในที่มิดชิดมีมาตรการป้องกันไม่ให้บุคคลอื่นใด สามารถเข้าถึงข้อมูลนั้นได้
2.2.การปฏิบัติที่เท่าเทียมกัน
โปรซอฟท์ให้ความเคารพในศักดิ์ศรีความเป็นมนุษย์ และความเท่าเทียมกันของบุคคล ไม่เลือกปฏิบัติต่อบุคคลหนึ่งบุคคลใด เพราะความเหมือนหรือความแตกต่างทางเชื้อชาติ ศาสนา เพศ อายุ หรือภาวะทางร่างกายหรือจิตใจทุกคนในสังคมจะได้รับการปฏิบัติโดยปราศจากความลำเอียงหรืออคติใด ๆ
แนวปฏิบัติ
1) ปฏิบัติต่อทุกคนด้วยความเคารพ และให้เกียรติซึ่งกันและกัน
2) กระบวนการสรรหา และพิจารณาความดีความชอบ ต้องได้รับการพิจารณาอย่างถูกต้องและเป็นธรรม
3) สอดส่องดูแลให้สภาพการทำงานปลอดจากการกดขี่ข่มเหงหรือการกระทำที่ไม่เป็นธรรม
4) ถ้าสงสัยว่าได้รับการปฏิบัติอย่างไม่เป็นธรรมหรือเกิดความไม่เข้าใจ ขอให้พูดคุย เพื่อทำความเข้าใจกับผู้ที่เกี่ยวข้อง
ข้อพึงระวัง
1) การทำข้อกำหนด หรือเงื่อนไข หรือการใช้ดุลพินิจเพื่อการคัดเลือก ต้องหลีกเว้นตั้งข้อจำกัด ด้านเชื้อชาติ ศาสนา ภาวะ ร่างกายหรือจิตใจ เพศ หรือ อายุ โดยไม่สมควร
2) ไม่ปฏิเสธที่จะร่วมงานกับบุคคลใด ๆ อันเนื่องมาจากความแตกต่างทางร่างกายหรือจิตใจ เชื้อชาติสัญชาติ ศาสนา เพศ อายุ การศึกษา หรืออื่นๆที่เป็นการกีดกันการร่วมงานของผู้อื่น
ตัวอย่าง
1) ท่านเป็นพนักงานบริษัท มีหน้าที่รับสมัครพนักงาน ได้รับมอบหมายให้ทำการประกาศรับสมัครงานพนักงานลงในสื่อต่าง ๆ ให้รับสมัครพนักงาน ที่มีคุณสมบัติเฉพาะ ทั้งด้านการศึกษา วิชาชีพเชื้อชาติ ศาสนา เพศ อายุ ท่านจะลงประกาศรับสมัครพนักงานอย่างไร
คำแนะนำ การประกาศรับสมัครพนักงานลงในสื่อใด ๆ เป็นสิ่งแสดงถึงเจตนาของบริษัท ในการให้โอกาสผู้แสวงหางานทำอย่างเท่าเทียมกัน จำต้องหลีกเลี่ยงข้อกำหนดและเงื่อนไขที่เป็นการจำกัดสิทธิของบุคคล เช่นเชื้อชาติ ศาสนา สีผิว ส่วนการกำหนดคุณสมบัติที่จำเป็นสำหรับตำแหน่งงานนั้น สามารถทำได้ เช่นวุฒิการศึกษา ประสบการณ์ เพศ อายุ
2) พนักงานในหน่วยงานเดียวกัน สมรสกัน ถ้าท่านเป็นผู้บังคับบัญชาในหน่วยงานนั้น ท่านจะป้องกันอย่างไร เพื่อไม่ให้เกิดข้อครหา ในเรื่องการควบคุมภายใน และ ในเรื่องความเที่ยงธรรมในการพิจารณาความดีความชอบ
คำแนะนำ พนักงานทุกคนมีเสรีภาพในการเลือกคู่ครอง แต่การสมรสระหว่างพนักงานในหน่วยงานเดียวกัน อาจทำให้เกิดความเสี่ยงในเรื่องการควบคุมภายใน หรือเกิดข้อสงสัยในความเที่ยงธรรม ในการพิจารณาความดีความชอบดังนั้นจึงควรพิจารณาโยกย้ายคู่สมรสคนใด คนหนึ่งไปยังหน่วยงานอื่น ซึ่งจะช่วยป้องกันไม่ให้เกิดข้อครหากับตัวพนักงาน
2.3.การคุกคามและล่วงละเมิด
โปรซอฟท์มุ่งประสงค์ ให้มีสภาพแวดล้อมการทำงานที่ให้ความเคารพซึ่งกันและกัน ทั้งระหว่างเพื่อนร่วมงาน ระหว่างผู้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชา ระหว่างผู้ปฏิบัติงานกับผู้มาติดต่องานหรือลูกค้า ให้มีความสัมพันธ์อันดีในการปฏิบัติต่อกัน ปราศจากการคุกคามหรือล่วงละเมิดต่อกันไม่ว่าจะด้วยวาจา กริยา หรือท่าทางใด ๆ ที่ไม่เหมาะสม
แนวปฏิบัติ
1) ให้ความเคารพซึ่งกันและกันทั้งระหว่างเพื่อนร่วมงานกัน ระหว่างผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชา ระหว่างผู้ปฏิบัติงานกับผู้มาติดต่องานและลูกค้า
2) ไม่คุกคามหรือล่วงละเมิดต่อกันไม่ว่าด้วยเหตุใด ๆ เช่น เชื้อชาติ สีผิว เพศ ศาสนา ชาติกำเนิดความทุพพลภาพทางกายหรือทางจิตใจ
3) ไม่คุกคามหรือล่วงละเมิดด้วยประการใด ๆ เช่น วาจา กริยา หรือท่าทางใด ๆ ที่ไม่เหมาะสม
ข้อพึงระวัง
1) ต้องคำนึงอยู่เสมอ ถึงการเคารพในสิทธิของผู้อื่น ไม่ใช้กริยา วาจา ท่าทางใด ๆ อันเป็นการไม่เหมาะสม เข้าข่ายเป็นการคุกคามผู้อื่น ไม่ว่าจะเป็นด้าน จิตใจ ด้านเพศ หรือด้านการใช้อำนาจโดยไม่ชอบ
2) หลีกเว้นการกระทำกิจกรรมใด ๆ ที่เป็นวิพากษ์วิจารณ์ ถึงข้อดีหรือข้อเสีย ในเรื่องราวที่อาจมีผลกระทบ ต่อความเคารพ ความเชื่อถือของผู้คน
ตัวอย่าง
1) หากท่านได้รับมอบหมายให้เข้าทำงานกับผู้อื่น และทุกคนได้รับโอกาสให้สามารถแสดงความคิดเห็นในการทำงานร่วมกันได้อิสระปราศจากการแทรกแซงใด ๆ มีผู้แสดงความเห็นต่องานที่ร่วมกันทำแต่ท่านไม่เห็นด้วยกับความเห็นนั้นและไม่พอใจในความเห็นนั้นเป็นอย่างมาก ท่านจะทำอย่างไร
คำแนะนำ ต้องให้ความเคารพต่อความคิดเห็นของผู้อื่น ไม่ควรใช้อารมณ์ในการแสดงออกถึงความไม่พอใจ ไม่ใช้วาจาเสียดสี ถ้าไม่เห็นด้วยประการใด ต้องอธิบายด้วยเหตุผล ให้เห็นถึงข้อดีและข้อเสียของความเห็นของผู้อื่นนั้น
2) พนักงานชายท่านหนึ่ง มีนิสัยในการสัมผัสร่างกายพนักงานอื่นทั้งชายหญิงเป็นประจำ เช่น จับ ศีรษะ ไหล่ บ่า เอว หรือขา โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อการปลอบใจ แสดงความเห็นอกเห็นใจ ทักทาย หยอกล้อ ฯลฯ โดยที่มีความสนิทสนมกับพนักงานเหล่านั้นเป็นอย่างดี มิได้มีเจตนาจะล่วงเกิน หรือคุกคามพนักงานหญิงผู้ถูกกระทำแต่อย่างใด
คำแนะนำ พนักงานทุกท่าน ควรหลีกเลี่ยงการสัมผัสแตะต้องร่างกายพนักงานเพศตรงข้ามเนื่องจากผู้กระทำไม่สามารถคาดเดา ความรู้สึกของผู้ถูกกระทำได้ เสมอไปว่าเขาจะไม่พอใจหรือ ไม่ และสิทธิในร่างกายถือเป็นสิทธิสภาพส่วนบุคคลขั้นพื้นฐานที่บุคคลพึงให้ความเคารพซึ่งกันและกันอย่างเคร่งครัด การแตะต้องสัมผัสใดๆ แม้เพียงเล็กน้อยก็อาจนำไปสู่เหตุของความขัดแย้ง จากความรู้สึกว่าถูกล่วงเกิน ละเมิด คุกคาม ได้
2.4การเมืองและศาสนา
โปรซอฟท์วางตัวเป็นกลางทางการเมือง ไม่ยุ่งเกี่ยวกับกิจกรรมทางการเมืองและจะไม่กระทำ กิจกรรมใด ๆ อันมีลักษณะหรือวัตถุประสงค์มุ่งที่จะให้ความช่วยเหลือหรือเอื้อประโยชน์ใด ๆ แก่พรรคการเมืองใดพรรคการเมืองหนึ่งหรือแก่นักการเมืองคนใดคนหนึ่ง โปรซอฟท์ตระหนักดีว่า สิทธิทางการเมือง เป็นสิทธิและหน้าที่ขั้นพื้นฐานของประชาชน พนักงานในฐานะส่วนตัว ย่อมมีสิทธิที่จะเข้าไปมีส่วนร่วมในกิจกรรมทางการเมือง ให้ความช่วยเหลือนักการเมืองหรือ พรรคการเมืองโดยชอบด้วยกฏหมาย ย่อมเป็นสิทธิที่จะทำได้ โดยไม่ส่งผลกระทบต่อบริษัท โปรซอฟท์ตระหนักในสิทธิและเสรีภาพ ทางความเชื่อและการนับถือศาสนาของบุคคล และการประกอบพิธีกรรมทางศาสนา ทั้งนี้ โปรซอฟท์จะไม่นำความเชื่อ และการนับถือศาสนาของบุคคล การประกอบพิธีกรรมทางศาสนา มาเป็นเหตุหรือปัจจัยในการตัดสิทธิบุคคล ไม่ให้ได้รับการจ้างงาน การมอบหมายงาน โอกาสการเลื่อนขั้น การโอนย้ายรวมตลอดถึงการคัดเลือกให้ได้รับทุนการอบรมหรือทุนการศึกษาต่อ
แนวปฏิบัติ
1) ไม่กระทำการใด ๆ อันเป็นการกีดกัน การใช้สิทธิทางการเมืองของบุคคล เช่นการไปใช้สิทธิลงคะแนนเสียงเลือกตั้ง
2) ไม่กระทำการใด ๆ อันเป็นการยุยง ส่งเสริม หรือบังคับ ให้พนักงานในความดูแลของตนสนับสนุนนักการเมือง หรือพรรคการเมือง
3) ไม่กระทำการใดๆ ที่จะทำให้เกิดความเข้าใจผิดได้ว่าบริษัทเกี่ยวข้องสนับสนุน หรือฝักใฝ่ทางการเมือง หรือพรรคการเมือง
4) ไม่กระทำการใด ๆ อันเป็นการกีดกัน ทางความเชื่อและการนับถือศาสนาของบุคคล และการประกอบพิธีกรรมทางศาสนาตามความเชื่อของบุคคล
5) พึงหลีกเลี่ยงการแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับการเมืองหรือศาสนา อันอาจนำไปสู่ความขัดแย้ง
ข้อพึงระวัง
1) ต้องไม่มีประกาศ ข้อกำหนดใด ๆ ที่เป็นการจำกัดสิทธิและเสรีภาพทางการเมืองของบุคคล การนับถือศาสนา ความเชื่อทางศาสนา และการประกอบพิธีกรรมทางศาสนาของบุคคล
2) ต้องไม่มีความสัมพันธ์กับนักการเมือง หรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับนักการเมือง อันอาจทำให้เข้าใจผิดได้ว่าบริษัทไม่เป็นกลางทางการเมือง หรือฝักใฝ่พรรคการเมือง
ตัวอย่าง
1) ท่านได้รับการติดต่อขอให้เป็นที่ปรึกษากรรมาธิการรัฐสภาคณะหนึ่ง จะทำได้หรือไม่คำแนะนำท่านสามารถทำได้ แต่ต้องใช้ความระมัดระวังโดยมีข้อพิจารณาดังนี้
2) หากพนักงานใต้บังคับบัญชาของท่านมาแจ้งให้ทราบว่า จะลงสมัครเข้ารับการเลือกตั้งเป็นสมาชิกองค์การบริหารส่วนตำบล (อบต.) ท่านจะพิจารณาเรื่องนี้อย่างไร
คำแนะนำ ชี้แจงให้พนักงานใต้บังคับบัญชาของท่านทราบว่า สามารถลงสมัครรับเลือกตั้งได้หากไม่กระทบต่อเวลาปฏิบัติงานของพนักงาน แต่จะต้องไม่อ้างความเป็นพนักงานโปรซอฟท์ เพื่อประโยชน์ในการดำเนินการเกี่ยวกับการสมัครรับเลือกตั้งหรือการหาเสียงเลือกตั้ง และจะต้องไม่แอบอ้างหรือทำให้สาธารณะ หลงเข้าใจผิดได้ว่าโปรซอฟท์ ให้การสนับสนุน มีส่วนเกี่ยวข้อง หรือฝักใฝ่กับกลุ่มการเมืองด้วย และกรณีที่พนักงานคนดังกล่าวได้รับเลือกตั้งให้เป็นสมาชิกอบต.แล้วพนักงานดังกล่าวจะต้องไม่นำเวลาในการทำงานของบริษัทไปทำงานในฐานะสมาชิกอบต. รวมถึงต้องไม่มีความขัดแย้งทางผลประโยชน์กับบริษัทอีกด้วย
ความปลอดภัย สุขภาพ และสิ่งแวดล้อม
โปรซอฟท์ จะประกอบธุรกิจในลักษณะส่งเสริมความปลอดภัยให้แก่พนักงาน บุคคลที่เกี่ยวข้อง ลูกค้าและประชาชนบริษัทจะพยายามป้องกันอุบัติเหตุ การบาดเจ็บ และความเจ็บป่วยเนื่องจากอาชีพด้วยความร่วมมืออย่างจริงจังของพนักงานทุกคนบริษัทจะพยายามอย่างต่อเนื่องเพื่อตรวจหาให้พบและขจัดเสีย หรือควบคุมความไม่ปลอดภัยที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจของบริษัท บริษัทจะทุ่มเทปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเกี่ยวกับการอนุรักษ์สิ่งแวดล้อม และการป้องกันมลภาวะและเสริมสร้างความเข้าใจอันดีต่อพนักงานทุกคน เพื่อให้การปฏิบัติและการบริหารงานด้านสิ่งแวดล้อมบังเกิดผลมากที่สุด
แนวปฏิบัติ
1) เรียนรู้ และปฏิบัติตามมาตรการต่างๆ ตามนโยบายด้านความปลอดภัย สุขภาพ และสิ่งแวดล้อม
2) ตรวจสอบความพร้อมของร่างกายก่อนเริ่มปฏิบัติงาน เพื่อลดความเสี่ยงในการเกิดอุบัติเหตุ
3) ประเมินความเสี่ยง และผลกระทบ ในด้านความปลอดภัย สุขภาพ และสิ่งแวดล้อม ก่อนตัดสินใจทำการใดๆ
4) รายงานผู้บังคับบัญชา เมื่อพบความผิดปกติ หรือเหตุน่าสงสัย
5) ออกแบบผลิตภัณฑ์ ออกแบบการทำงาน ที่ปลอดภัยต่อสุขภาพ และสิ่งแวดล้อม
6) ดำเนินโครงการที่ส่งเสริมความปลอดภัย สุขภาพ และสิ่งแวดล้อม ต่อชุมชน และผู้ใช้รถใช้ถนน
7) เปิดโอกาสให้ชุมชน และผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง ให้ข้อมูล หรือข้อคิดเห็นสำหรับโครงการต่างๆ ที่อาจส่งผลกระทบต่อเขา
ข้อพึงระวัง
1) ควรปฏิบัติตามมาตรการต่างๆ นั้นด้วยจิตสำนึกที่ดี
2) ควรใช้ทรัพยากรอย่างคุ้มค่า เช่น ใช้น้อย (Reduce) ใช้ซ้ำ (Reuse) นำกลับมาใช้ใหม่ (Recycle)
3) ไม่เพิกเฉยต่อข้อร้องเรียนของชุมชน
4) ควรจัดการกับขยะอันตรายอย่างถูกวิธี
ตัวอย่าง
1) ท่านพบว่า เพื่อนพนักงานคนหนึ่งมักจะไม่สวมใส่อุปกรณ์ป้องกันภัยส่วนบุคคล เพราะรู้สึกว่าไม่สะดวก และเชื่อว่าอุบัติเหตุเป็นเรื่องของดวง อะไรจะเกิดก็ต้องเกิด ท่านจะทำอย่างไร
คำแนะนำ ท่านควรจะตักเตือนให้เขาสวมใส่ทุกๆครั้ง พร้อมทั้งอธิบายว่าอุบัติเหตุไม่ใช่เรื่องของดวง แต่เป็นเรื่องของความประมาทเลินเล่อ หรือรู้เท่าไม่ถึงการณ์มากกว่า จึงสามารถป้องกันได้หากเขายังคงไม่ปฏิบัติ ก็ให้รายงานผู้บังคับบัญชา
2) ท่านพบว่า ผู้ใต้บังคับบัญชารายหนึ่งมีอาการปวดหลัง ได้ไปพบแพทย์ซึ่งให้ความเห็นว่าอาจเนื่องมาจากการทำงานขณะนี้ให้กินยาบรรเทาอาการอยู่ ท่านในฐานะผู้บังคับบัญชาควรทำอย่างไร
คำแนะนำ ท่านควรจะศึกษางาน และสังเกตกระบวนการทำงานและอิริยาบถในการทำงานของพนักงาน (เช่น ยกของหนักเกินไป ท่านั่งไม่เหมาะสม ความสูงของชิ้นงานไม่เหมาะสม ฯลฯ)เพื่อหาสาเหตุ และมาตรการแก้ไขต่อไป
3) มีผู้ขายรายหนึ่งมาเสนอขายสินค้าชนิดหนึ่งให้บริษัท ท่านเป็นเจ้าหน้าที่จัดซื้อคิดว่าน่าสนใจเพราะมีข้อมูลว่าสินค้าชนิดนี้มีคุณภาพดีกว่า และราคาถูกกว่ายี่ห้อที่บริษัทใช้อยู่ในปัจจุบัน แต่ผู้ขายรายนี้ไม่ปฏิบัติตามมาตรฐานเกี่ยวกับสิ่งแวดล้อม
คำแนะนำ เนื่องจากบริษัทต้องการส่งเสริมให้คู่ค้าร่วมอนุรักษ์สิ่งแวดล้อมด้วย ท่านจึงควรหลีกเลี่ยงการซื้อสินค้านี้ และควรแจ้งให้ผู้ขายทราบว่าบริษัทจะนำมาพิจารณาใหม่ได้ ก็ต่อเมื่อเขาผ่านมาตรฐานนั้นแล้ว
การรับหรือให้ผลประโยชน์ที่อาจทำให้ตัดสินใจอย่างไม่ชอบธรรม
โปรซอฟท์ มุ่งหวังให้การดำเนินธุรกิจของโปรซอฟท์ เป็นไปในทางที่มีการแข่งขันอย่างเป็นธรรม บนพื้นฐานของนโยบายที่เปิดกว้าง การรับ หรือให้ของขวัญหรือผลประโยชน์ใด ๆ เช่น เงิน ทอง หุ้น ทรัพย์สินต่างๆ การท่องเที่ยวพักผ่อน งานเลี้ยง การบริการต่างๆ เป็นต้น อันมุ่งจะก่อให้เกิดผลต่อการตัดสินใจ อย่างไม่ชอบธรรม เป็นสิ่งที่ต้องห้ามไม่ให้พนักงานโปรซอฟท์กระทำ อย่างไรก็ตาม การให้ของขวัญหรือการเลี้ยงรับรอง หรือ การรับของขวัญหรือการรับการเลี้ยงรับรอง ตามสมควรแก่กรณี ตามทำนองครองธรรม หรือ ตามธรรมเนียมประเพณีปฏิบัติ เพื่อรักษาไว้ซึ่งความสัมพันธ์อันดีระหว่างกันเป็นสิ่งที่กระทำได้
แนวปฏิบัติ
1) ไม่รับของขวัญหรือผลประโยชน์ใด ๆ จากบุคคลที่มุ่งจูงใจ ให้พนักงานตัดสินใจกระทำการใด หรือละเว้นกระทำการใด เพื่อเอื้อประโยชน์แก่ผู้ให้ อย่างไม่ชอบธรรม
2) ไม่ให้ของขวัญหรือผลประโยชน์ใด ๆ แก่บุคคล เพื่อเป็นการจูงใจให้บุคคลนั้นตัดสินใจกระทำการใด ๆ หรือละเว้นกระทำการใด ๆ เพื่อเอื้อประโยชน์ให้แก่พนักงานหรือบริษัท อย่างไม่ชอบธรรม
3) การให้ของขวัญหรือผลประโยชน์ใด ๆ แก่ผู้รับ หรือการรับของขวัญหรือประโยชน์ใด ๆ จากผู้ให้แม้จะไม่มีเจตนาจูงใจให้มีการตัดสินใจกระทำการใดหรือละเว้นกระทำการใด อย่างไม่ชอบธรรมก็ตาม การให้และการรับต้องไม่เกินกว่าระเบียบ หรือกฏเกณฑ์ ที่ทั้งผู้ให้และผู้รับ จะพึงให้ได้หรือรับได้
4) ไม่รับหรือให้ของขวัญ/ผลประโยชน์ที่อาจทำให้เกิดอิทธิพลในการตัดสินใจอย่างหนึ่งอย่างใดโดยไม่เป็นธรรม ในการปฏิบัติหน้าที่ หากจำเป็นต้องรับของขวัญ/ผลประโยชน์ที่มีค่าเกินปกติวิสัยจากผู้เกี่ยวข้องทางธุรกิจให้รายงานผู้บังคับบัญชาทราบ
5) กรณีได้รับมอบหมายหรือได้รับอนุญาตจากผู้บังคับบัญชาให้ไปช่วยเหลือหน่วยงานภายนอก อาจรับเงิน สิ่งของหรือของขวัญได้ตามหลักเกณฑ์หรือมาตรฐานที่หน่วยงานภายนอกนั้นกำหนด และใช้เป็นการทั่วไป
ข้อพึงระวัง
1) ไม่ให้ของขวัญแก่เจ้าหน้าที่ของรัฐ ที่มูลค่าเกินกว่า 3,000 บาท ในแต่ละโอกาส (กำหนดโดยระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการให้หรือรับของขวัญของเจ้าหน้าที่ของรัฐ พ.ศ. 2544)
2) ไม่ให้หรือไม่รับ ของขวัญหรือผลประโยชน์อื่นใด ในช่วงเวลาที่บริษัทอาจมีส่วนได้เสียทางธุรกิจกับผู้ให้หรือผู้รับ ที่อาจนำมาซึ่งการ ถูกกล่าวหาหรือถูกวิพากษ์วิจารณ์ ไปในทางที่อาจทำให้บริษัทเสียหายได้
3) การให้ของขวัญ หรือการจัดงานเลี้ยง ควรหลีกเลี่ยงสิ่งที่เป็นอบายมุขหรือให้โทษ
4) การให้ หรือรับของขวัญ หรือผลประโยชน์อื่นใด ระหว่างผู้บังคับบัญชา และผู้ใต้บังคับบัญชาควรเป็นไปอย่างสุจริตใจและไม่เกินปกติวิสัย
5) การรับสิ่งของหรือของขวัญ ที่ไม่มีที่มาหรือเหตุผลในการให้ที่แน่ชัด
ตัวอย่าง
1) ในวันปีใหม่มีผู้ขายสินค้าได้นำของขวัญเล็กๆน้อยๆ มาให้ท่านตามธรรมเนียมปฏิบัติ แต่เมื่อรวมหลาย ๆ รายแล้วทำให้ท่านได้รับของขวัญเป็นจำนวนมาก
คำแนะนำ ปรึกษาผู้บังคับบัญชาของท่าน เพื่อให้พิจารณาจัดการกับของขวัญแต่ละรายการนั้นอย่างโปร่งใส
2)ผู้รับเหมารายหนึ่ง ที่ติดต่องานกับท่าน ทราบว่าท่านจะพาครอบครัวไปพักผ่อนตากอากาศยังต่างจังหวัด จึงได้เสนอให้ท่านไปพักผ่อนยังที่ยังสถานที่พักตากอากาศแห่งหนึ่ง ซึ่งเป็นของผู้รับเหมาเองโดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายใด ๆ ท่านจะรับข้อเสนอนี้ได้หรือไม่
คำแนะนำ ท่านต้องพิจารณาว่าหากท่านไปพักผ่อน ในสถานที่แบบนี้น่าจะต้องเสียค่าใช้จ่ายเท่าไรตามราคาตลาด หากพิจารณาแล้วเห็นว่าเป็นมูลค่าสูงเกินสมควร ก็ให้ปฏิเสธ
3) ท่านได้เข้าไปร่วมสัมมนาโดยค่าใช้จ่ายของบริษัท ซึ่งในการสัมมนาดังกล่าวมีการจับสลากให้ของรางวัลแก่ผู้เข้าร่วมสัมมนาด้วย ท่านโชคดีมากถูกจับสลากให้ได้ของรางวัล ซึ่งมีมูลค่า 10,000 บาทท่านจะสามารถเก็บของรางวัลนั้นเป็นของตนเองได้หรือไม่
คำแนะนำ รางวัลที่ได้จากการจับฉลากจากตัวเลือกจำนวนมาก เป็นการกระทำที่เปิดเผยโปร่งใสไม่อาจก่อให้เกิดอิทธิพลใด ๆ ในการตัดสินใจต่อหน้าที่การงาน ในกรณีนี้ท่านสามารถรับเป็นของตัวเองได้ แต่ถ้ารางวัลมีมูลค่าสูงมาก จำเป็นต้องแจ้งให้ผู้บังคับบัญชาทราบว่า ของขวัญนั้นได้มาจากการจับสลาก ไม่มีเจตนาแอบแฝงใด ๆ ที่จะก่อให้แรงจูงใจในการตัดสินใจ เอื้อประโยชน์ต่อบุคคลใด ๆ
4) หน่วยงานภาครัฐทำหนังสือเชิญท่านเป็นผู้บรรยายพิเศษในวันและเวลาทำงานปกติ และมอบเงินค่าตอบแทนให้ท่านจำนวนหนึ่งตามอัตราที่กำหนดไว้ ท่านจะสามารถเก็บเงินจำนวนนี้เป็นของตนเองได้หรือไม่
คำแนะนำ ก่อนจะตอบรับเชิญต้องรายงานรายละเอียดของการบรรยาย รวมถึงค่าตอบแทนหรือผลประโยชน์ที่จะได้รับ (ถ้าทราบ) เพื่อขออนุมัติจากผู้บังคับบัญชาของท่านก่อน ในตัวอย่างนี้หากเป็นจำนวนเงินที่ไม่มากเกินวิสัย และเป็นอัตราที่หน่วยงานภาครัฐกำหนดไว้เป็นมาตรฐานปกติอยู่แล้ว ท่านสามารถเก็บเงินจำนวนนั้นเป็นของตนเองได้
ความขัดแย้งทางผลประโยชน์
พนักงานต้องหลีกเลี่ยงการกระทำหรือสถานภาพที่อาจก่อให้เกิดความขัดแย้งกันทางผลประโยชน์ระหว่างผลประโยชน์โดยส่วนตัวของพนักงาน กับ ผลประโยชน์ทางธุรกิจของบริษัท ที่อาจส่งผลกระทบในการตัดสินใจใด ๆ ในการปฏิบัติหน้าที่
แนวปฏิบัติ
1) พนักงานที่เป็นผู้กำกับดูแลธุรกรรมใด ๆ ของบริษัท ไม่ควรแนะนำหรือชักชวน กิจการธุรกิจ ที่พนักงานหรือบุคคลในครอบครัวพนักงานเป็นเจ้าของ หรือมีส่วนได้เสีย ให้เข้ามาทำธุรกรรมนั้น ๆที่ตนดูแลอยู่
2) พนักงาน ต้องไม่ดำเนินกิจการอันเป็นการแข่งขันกับกิจการของบริษัท
3) พนักงาน ไม่เข้าไปเป็นกรรมการ หุ้นส่วนผู้จัดการ หรือผู้บริหารในกิจการธุรกิจที่แข่งขันกับกิจการของบริษัท
4) ถ้าพนักงานต้องการจะเป็นกรรมการในกิจการธุรกิจที่ไม่ใช่บริษัทในเครือก็ให้ทำได้ ต่อเมื่อได้รับอนุญาตจากบริษัทโดยใช้แบบฟอร์มที่กำหนด (ดูภาคผนวก)
5) ไม่ใช้เงินงบประมาณ บุคลากร วัสดุอุปกรณ์หรือทรัพย์สินของบริษัท ไปในทางที่เป็นประโยชน์ส่วนตัว ไม่ถูกต้องตามวัตถุประสงค์และเพื่อประโยชน์ของบริษัท
6) หลีกเลี่ยงการทำงานอื่นนอกเหนือจากงานของโปรซอฟท์ ซึ่งอาจมีผลต่องานในความรับผิดชอบ
ข้อพึงระวัง
1) การที่พนักงานหรือบุคคลในครอบครัว มีผลประโยชน์อยู่ในกิจการธุรกิจใดๆซึ่งทำธุรกิจการค้ากับบริษัท อาจทำให้มีโอกาสได้เปรียบผู้อื่น
2) คู่สมรสหรือบุคคลในครอบครัวของพนักงาน ทำงานกับคู่แข่งธุรกิจของบริษัท และอาจใช้ข้อมูลที่พนักงานทราบ
3) หลีกเลี่ยงการก่อภาระผูกพันทางการเงินกับคู่ค้าของบริษัท
ตัวอย่าง
1) ผู้แทนจำหน่ายรถยนต์ของโปรซอฟท์รายหนึ่งที่เป็นญาติสนิทกับท่าน ขอร้องให้ท่านซึ่งมีหน้าที่ในการจัดสรรรถยนต์ ให้กับผู้แทนจำหน่าย ช่วยจัดสรรรถรุ่นที่กำลังเป็นที่ต้องการของตลาด ให้มากกว่าการจัดสรรปกติของผู้แทนจำหน่ายรายนั้น ท่านจะทำได้หรือไม่
คำแนะนำ ให้ชี้แจงว่าท่านไม่มีอำนาจในการจัดการ โดยเรื่องดังกล่าวต้องได้รับอนุมัติจากผู้บังคับบัญชา ซึ่งท่านยินดีที่จะประสานงานให้และจะแจ้งผลคืบหน้าให้ทราบ
2) พนักงานชายผู้หนึ่งมีพี่ชายประกอบอาชีพ เป็นผู้รับเหมา และกำลังรับเหมางานจากโรงงานแห่งหนึ่งของบริษัท ต่อมาพี่ชายเสียชีวิตลง พนักงานผู้เป็นน้องชายจะต้องเข้ารับกิจการต่อจากพี่ชายจึงมาแจ้งให้ผู้บริหารทราบ
คำแนะนำ พนักงานผู้นี้ทำถูกต้องในการมาแจ้งและขอคำแนะนำจากผู้บริหาร เมื่อได้ปรึกษาหารือแล้ว พนักงานก็รู้ตัวว่าไม่สามารถที่จะทำงานกับบริษัท และดำเนินกิจการควบคู่กันไปได้ โดยไม่เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์ พนักงานจึงตัดสินใจลาออกจากบริษัท เพื่อเปลี่ยนไปประกอบอาชีพรับเหมา และยังคงรับเหมางานกับบริษัทต่อไป__
3) ท่านมีเงินเก็บจำนวนมากและเห็นว่าอัตราดอกเบี้ยออมทรัพย์ของธนาคารให้ผลตอบแทนน้อยท่านจึงคิดจะปล่อยกู้ให้เพื่อนร่วมงานของท่านที่ต้องการใช้เงินแทน ซึ่งท่านคาดหวังว่าจะได้รับผลตอบแทนสูงกว่า ท่านจะทำได้หรือไม่
คำแนะนำ หลีกเลี่ยงการกระทำดังกล่าว แม้ว่าอัตราดอกเบี้ยการให้กู้ยืมเงินจะไม่เกินอัตราที่กฏหมายกำหนดก็ตามเพราะการให้กู้ยืมเงิน อาจก่อให้เกิดความขัดแย้ง หรืออาจทำลายบรรยากาศในการทำงาน หากมีการทวงถามหนี้ มีการผิดนัดชำระหนี้ หรือไม่ปฏิบัติตามสัญญาการกู้ยืมเงิน
4) มีบุคคลภายนอกที่ประกอบธุรกิจให้กู้ยืมเงินนอกระบบที่มีอัตราดอกเบี้ยสูงกว่าที่กฏหมายกำหนดติดต่อให้ท่านเป็นนายหน้านำเงินมาให้พนักงานในหน่วยงานกู้ยืมโดยจะมีผลประโยชน์ตอบแทนให้ท่านตามยอดของเงินที่ท่านสามารถปล่อยกู้ได้ ท่านควรรับข้อเสนอนี้หรือไม่
คำแนะนำ ท่านไม่ควรรับข้อเสนอดังกล่าว เพราะการให้กู้ยืมเงินที่มีอัตราดอกเบี้ยเกินกว่าที่กฏหมายกำหนดถือเป็นเรื่องที่ผิดกฏหมาย นอกจากนี้ การให้กู้ยืมเงินหากเกิดการผิดนัดหรือผิดสัญญากันขึ้นจะเป็นผลเสียต่อการทำงานทั้ง 2 ฝ่าย และเป็นการทำลายบรรยากาศการทำงานจึงเป็นเรื่องที่ไม่สมควรกระทำอย่างยิ่ง
การจัดหา
โปรซอฟท์มุ่งมั่นให้มีการจัดหาที่เป็นธรรมและเปิดเผย โดยจัดให้มี การแข่งขันอย่างเป็นธรรม และเสรีโดยไม่กีดกันสัญชาติ หรือขนาดของผู้ขายสินค้าหรือบริการ โปรซอฟท์จะประเมินจาก คุณภาพเทคโนโลยี ราคา ปริมาณ และขีด ความสามารถในการจัดการผู้ขายสินค้าหรือบริการ ในด้านความสัมพันธ์กับผู้ขายสินค้าหรือบริการ โปรซอฟท์มุ่งมั่นที่จะให้ความร่วมมือ และติดต่อสื่อสารอย่างใกล้ชิดเพื่อที่จะ เจริญเติบโตไปด้วยกันบนพื้นฐานของความไว้วางใจซึ่งกันและกัน โปรซอฟท์มุ่งมั่นที่จะส่งเสริมให้มีการใช้ชิ้นส่วนอะไหล่ ที่ผลิตขึ้นภายในประเทศ เพื่อสนับสนุนการพัฒนา อุตสาหกรรมยานยนต์ของประเทศ
แนวปฏิบัติ
1) จัดซื้อจัดหาสินค้าหรือบริการ เพื่อประโยชน์ของบริษัทอย่างเต็มความสามารถ
2) สื่อสารกับผู้ขายสินค้าหรือบริการ ของบริษัทอย่างซื่อสัตย์สุจริต และเท่าเทียมกัน
3) รักษาข้อมูลอันเป็นความลับ หรือทรัพย์สินทางปัญญาของผู้ขายสินค้าหรือบริการ โดยเปรียบเสมือนเป็นความลับของบริษัท
4) ส่งเสริมให้ผู้ขายสินค้าหรือบริการ ยอมรับ และนำเอาหลักในการเป็นบริษัทที่ดีต่อสังคมไปปฏิบัติ
ข้อพึงระวัง
1) งดเว้นการจัดหาที่ไม่ถูกหลักเกณฑ์ตามระเบียบวิธี หรือไม่ได้มาตรฐานอุตสาหกรรม หรือมาตรฐานสิ่งแวดล้อม
2) หลีกเลี่ยง ความขัดแย้งทางผลประโยชน์ที่อาจเกิดขึ้นในการคัดเลือกผู้ขายสินค้าหรือบริการ เช่นการเลือกผู้ขายสินค้าหรือบริการที่เป็นญาติพี่น้อง หรือมีความสัมพันธ์ใกล้ชิด
3) ไม่เสนอ และ/หรือไม่รับผลประโยชน์ส่วนตน (ของขวัญ การเลี้ยงรับรองอื่นๆ) ที่เกินกว่ามาตรฐานโดยทั่วไปของสังคมจะยอมรับได้
4) ห้ามใช้อำนาจในการต่อรองของบริษัทไปในทางที่ผิด เช่น กำหนดหรือรักษาระดับราคาซื้อหรือขายสินค้า หรือค่าบริการอย่างไม่เป็นธรรม กำหนดเงื่อนไขทางการค้าที่จำกัดโอกาสในการขายสินค้าของผู้ขายสินค้าหรือบริการ
ตัวอย่าง
1) ท่านมีหน้าที่จัดซื้ออุปกรณ์เข้าสำนักงาน โดยมีญาติของท่านเข้าร่วมการประกวดราคา ท่านจะทำอย่างไร
คำแนะนำ ญาติของท่านสามารถเข้าร่วมการประกวดราคาได้เท่าเทียมกับรายอื่น แต่ท่านต้องแจ้งให้ผู้บังคับบัญชาทราบ และท่านไม่ควรมีส่วนเกี่ยวข้องในการตัดสินใจในการประกวดราคาครั้งนี้
2) ผู้ขายสินค้ารายหนึ่งแจ้งให้ท่านทราบว่าเป็นธรรมเนียมของบริษัทเขาที่จะจ่ายค่าอำนวยความสะดวกให้กับท่านใน อัตราร้อยละ 3 ของมูลค่าซื้อขาย
คำแนะนำ ท่านแจ้งให้ผู้บังคับบัญชาทราบ และแจ้งให้ผู้ขายเปลี่ยนการจ่ายค่าอำนวยความสะดวกเป็นส่วนลดให้กับบริษัท
3) บริษัทผู้ผลิตชิ้นส่วนรายหนึ่งได้เชิญท่านเข้าร่วมงานเปิดตัวสินค้าโดยมีผู้เข้าร่วมงานเป็นจำนวนมากภายในงานมีการแจกของที่ระลึกและเลี้ยงอาหารเย็น ท่านจะไปร่วมงานตามคำเชิญได้หรือไม่
คำแนะนำ ท่านสามารถเข้าร่วมงานได้และสามารถรับของที่ระลึกได้หากของที่ระลึกนั้นมีมูลค่าไม่มากและมีเจตนาแจกให้กับผู้ร่วมงานทุกคนทั้งนี้ ระหว่างงานให้หลีกเลี่ยงการพูดคุยที่อาจทำให้เข้าใจได้ว่าท่านตกลงสั่งสินค้านั้นโดยให้รวบรวมข้อมูลต่างๆ เกี่ยวกับสินค้าและรายงานให้ผู้บังคับบัญชาทราบด้วย
4) ท่านมีหน้าที่จัดซื้อ และเกิดมีความจำเป็นต้องขอยืมเงินจำนวนหนึ่ง จึงคิดจะขอยืมเงินจากผู้ขายรายหนึ่ง (หรือผู้ขายรายหนึ่งเสนอให้ท่านยืมเงิน)
คำแนะนำ ท่านไม่ควรยืมเงินจากผู้ขาย เพราะเห็นได้ว่าเหตุที่ผู้ขายให้ท่านยืมเงินก็คือ ท่านทำหน้าที่จัดซื้อ ผู้ขายจึงต้องการเอาใจท่าน หรือทำให้ท่านเกรงใจเขา ท่านควรยืมจากแหล่งอื่น หรือกู้เงินจากบริษัท (สวัสดิการพนักงาน) แทน
การใช้ประโยชน์และการจัดการทรัพย์สิน และข้อมูล
โปรซอฟท์เป็นผู้ครอบครองทรัพย์สินมากมายทั้ง ที่จับต้องได้ และที่จับต้องไม่ได้ ซึ่งมีคุณประโยชน์ต่อการดำเนินธุรกิจโปรซอฟท์จะจัดการทรัพย์สินเหล่านี้ด้วยความระมัดระวัง เพื่อประโยชน์ของบริษัท ไม่ให้ถูกนำไปใช้ในทางที่ผิด
7.1ทรัพย์สินที่จับต้องได้ ตัวอย่างของทรัพย์สินที่จับต้องได้ เช่น ที่ดิน อาคาร เครื่องมือผลิตภัณฑ์ วัตถุดิบ เครื่องใช้สำนักงาน เงินสด ฯลฯ
แนวปฏิบัติ
1) ใช้ทรัพย์สินของบริษัท ไปในทางที่เป็นประโยชน์ต่อธุรกิจของบริษัท
2) ปฏิบัติตามระเบียบในการใช้ การจัดการ การดูแล ทรัพย์สินของบริษัท
3) ดูแลทรัพย์สินไม่ให้เสียหาย หรือสูญหาย
4) ต้องปฏิบัติตามระเบียบในการนำสิ่งของเข้าออกบริษัท เพื่อเป็นการป้องกันการสูญหายของทรัพย์สิน
5) รายงานต่อผู้บังคับบัญชาเมื่อพบทรัพย์สินเสียหาย สูญหาย หรือถูกใช้ไปในทางที่ผิดต่อระเบียบหรือกฎหมาย
ข้อพึงระวัง
1) ไม่นำทรัพย์สินของบริษัทออกนอกบริเวณโดยที่ไม่ได้รับอนุญาตจากผู้มีอำนาจอนุมัติ
2) ไม่นำทรัพย์สินของบริษัทไปใช้ในการที่ไม่เป็นประโยชน์ต่อบริษัท
ตัวอย่าง
1) หากท่านพบเห็นการขโมยเศษวัสดุ ที่เหลือจากการผลิต เช่น เศษหัวเชื่อมทองแดง ท่านควรทำอย่างไร
คำแนะนำ เนื่องจากเศษวัสดุที่เหลือจากการผลิตถือเป็นทรัพย์สินของบริษัท แม้ว่าจะทิ้งอยู่ในถังรีไซเคิลแล้วก็ตามการกระทำดังกล่าวถือเป็นการนำทรัพย์สินของบริษัทไปใช้เพื่อประโยชน์ส่วนตัวดังนั้นท่านควรที่จะแจ้งผู้ที่ดูแลสถานที่ หรือโรงงานให้ทราบโดยทันที
2) หากท่านพบเห็นการใช้รถยนต์ของบริษัท ในทางที่ผิดปกติ ท่านควรทำอย่างไร
คำแนะนำ เนื่องจากรถยนต์ของบริษัทถือเป็นทรัพย์สินของบริษัท ซึ่งจะต้องใช้เพื่อธุรกิจของบริษัทเท่านั้น ดังนั้นเมื่อพบเห็นการกระทำที่ผิดปกติ เช่น ใช้เพื่อประโยชน์ส่วนตัว ท่านควรจะแจ้งผู้ดูแลการใช้รถยนต์นั้น
7.2ทรัพย์สินที่จับต้องไม่ได้ บริษัทถือว่าทรัพย์สินที่จับต้องไม่ได้รวมถึงข้อมูลที่มีความสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจของบริษัท ที่จะต้องได้รับการปกปิดไม่ให้รั่วไหล หน่วยงาน และ/หรือพนักงานผู้ครอบครองข้อมูลดังกล่าวต้องจัดหามาตรการที่เหมาะสมในการจัดเก็บข้อมูลนั้นๆ เพื่อป้องกันไม่ให้ข้อมูลของบริษัทรั่วไหล หรือถูกละเมิด และป้องกันการละเมิดข้อมูลของผู้อื่นเช่นเดียวกัน บริษัทได้แบ่งทรัพย์สินที่จับต้องไม่ได้ออกเป็น 3 ประเภทดังนี้
ทรัพย์สินทางปัญญา เช่น สิทธิบัตร ลิขสิทธิ์ เครื่องหมายการค้า ฯลฯ ที่เกิดขึ้นในทางตรงและทางอ้อมเมื่อพนักงานปฏิบัติงานอยู่ในบริษัทนั้น ถือเป็นสิทธิหรือสามารถโอนเป็นสิทธิของบริษัทได้
ความลับทางการค้า ข้อมูลที่เป็นความลับของบริษัท เช่น ข้อมูลผลิตภัณฑ์ และเทคโนโลยี ข้อมูลด้านการจัดซื้อ และการตลาด ข้อมูลบุคลากร และการบัญชี ฯลฯ
ข้อมูลของคู่ค้า และลูกค้า ได้แก่ข้อมูลของผู้ผลิตชิ้นส่วน ข้อมูลผู้ขายสินค้าและบริการ ข้อมูลผู้แทนจำหน่าย ข้อมูลของลูกค้าโปรซอฟท์
แนวปฏิบัติ
1) บันทึก และรายงานข้อมูลต่างๆอย่างถูกต้องตรงตามข้อเท็จจริง
2) เก็บรักษาข้อมูลต่างๆอย่างปลอดภัย และมีมาตรการควบคุมการเข้าถึงข้อมูลตามลำดับชั้นความลับอย่างเหมาะสม
3) การใช้ข้อมูลในการปฏิบัติงานของพนักงาน จะต้องอยู่ในกรอบของหน้าที่ และความรับผิดชอบที่ได้รับมอบหมายเท่านั้น
4) ในการที่จะใช้ทรัพย์สินทางปัญญา และ/หรือข้อมูลของผู้อื่น จะต้องได้รับสิทธิตามกฎหมายหรือได้รับอนุญาต และจะต้องใช้ภายใต้ขอบเขต หรือเงื่อนไขที่กำหนดไว้เท่านั้น
5) เมื่อใดที่มีข้อสงสัยว่าสิ่งที่ตนปฏิบัตินั้นจะเป็นการละเมิดสิทธิของผู้อื่น ให้ปรึกษากับ ผู้บังคับบัญชา หรือฝ่ายกฎหมายของบริษัทโดยทันที
6) เมื่อพบเห็นผู้ใดละเมิดสิทธิในทรัพย์สินทางปัญญา/ความลับทางการค้าของบริษัทให้รายงานต่อผู้บังคับบัญชา หรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
7) การให้ข้อมูลที่ถือว่าเป็นทรัพย์สินทางปัญญา ความลับทางการค้า หรือข้อมูลของคู่ค้าและลูกค้าแก่บุคคลภายนอก จะต้องได้รับการอนุมัติจากผู้มีอำนาจก่อนเท่านั้น
8) ในการทำสัญญาหรือนิติกรรมใดๆระหว่างบริษัท และบุคคลภายนอก ควรมีข้อตกลงที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิทธิในทรัพย์สินทางปัญญา และ/หรือขอบเขตในการใช้ข้อมูลที่ได้รับว่าสามารถนำไปใช้ในการใดได้บ้าง
9) เมื่อพ้นสภาพจากการเป็นพนักงาน ต้องส่งมอบทรัพย์สินทางปัญญาต่างๆ และ/หรือความลับทางการค้าของบริษัท อันรวมไปถึงผลงานเมื่อขณะปฏิบัติงาน คืนให้แก่บริษัททั้งหมด ไม่ว่าข้อมูลนั้นจะเก็บอยู่ในรูปแบบใดก็ตาม
ข้อพึงระวัง
1) ผลงานที่เกิดขึ้นจากการปฏิบัติงานตามหน้าที่ถือเป็นทรัพย์สินของบริษัท เว้นแต่ในกรณีที่บริษัทได้อนุญาตอย่างชัดเจนว่าให้ถือเป็นผลงานของผู้ประดิษฐ์ ผู้คิดค้น ผู้วิจัย หรือบุคคลอื่นใด
2) งดเว้นการบอกกล่าว นำเสนอ เปิดเผยข้อมูลหรือเอกสารของบริษัทไม่ว่าจะอยู่ในรูปแบบใดก็ตามต่อบุคคลที่ไม่เกี่ยวข้องทั้งภายในและภายนอกบริษัท
3) หลีกเลี่ยงการสนทนาเกี่ยวกับข้อมูลอันเป็นความลับทางการค้าของบริษัทในสถานที่ ที่มีบุคคลภายนอกอยู่
4) การส่งข้อมูลที่เป็นความลับของบริษัทออกไปภายนอกบริษัท ควรเลือกวิธีการที่ปลอดภัยต่อข้อมูลนั้น
5) หลีกเลี่ยงการบอกกล่าว นำเสนอ หรือเปิดเผยข้อมูลอันเป็นความลับ หรือสิทธิของบุคคลอื่น
6) หลีกเลี่ยงการว่าจ้าง ร่วมงาน กับหน่วยงาน หรือบุคคลภายนอก ถ้ายังไม่ได้มีการตกลงอย่างเป็นลายลักษณ์อักษร ในเรื่องสิทธิในทรัพย์สินทางปัญญา และสิทธิในผลประโยชน์ที่เกิดจากทรัพย์สินทางปัญญานั้น
7) งดเว้นการทำธุรกรรมและ/หรือนิติกรรมใดๆกับผู้ละเมิดทรัพย์สินทางปัญญา
8) ไม่ทำลายบันทึกข้อมูลก่อนครบกำหนดเก็บรักษา
ตัวอย่าง
1) เมื่อท่านพบเห็นการซื้อขายของละเมิดลิขสิทธิ์ผ่านระบบ Intranet ของบริษัท ท่านควรทำอย่างไร
คำแนะนำ การซื้อขายของที่ละเมิดลิขสิทธิ์ถือเป็นสิ่งที่บริษัทไม่สนับสนุน อีกทั้งระบบคอมพิวเตอร์ก็เป็นทรัพย์สินของบริษัท ดังนั้นท่านควรแจ้งผู้ควบคุมระบบคอมพิวเตอร์ของบริษัท
2) หากท่านพบเห็นเพื่อนร่วมงานของท่านทำการส่งข้อมูลความลับออกไปนอกบริษัทโดยไม่ได้รับอนุญาต ท่านควรทำอย่างไร
คำแนะนำ ท่านควรแจ้งต่อผู้บังคับบัญชา เพราะเขาไม่มีอำนาจในการส่งข้อมูลนี้
3) หากท่านมีข้อมูลที่บริษัทคู่ค้าได้เปิดเผยขณะที่ยื่นเอกสารเพื่อเข้าร่วมประกวดราคา มีบริษัทคู่แข่งของบริษัทคู่ค้าดังกล่าวเสนอเงินให้ท่านจำนวนหนึ่ง เพื่อแลกกับข้อมูลของบริษัทคู่ค้าดังกล่าวท่านควรทำอย่างไร
คำแนะนำ ท่านควรแจ้งต่อผู้บังคับบัญชา และไม่ส่งข้อมูลของบริษัทคู่ค้าให้กับบริษัทคู่แข่ง เนื่องจากท่านต้องรักษาข้อมูลของบริษัทคู่ค้าของบริษัทเสมือนหนึ่งเป็นความลับของบริษัท
7.3การซื้อขายหลักทรัพย์ หรือทรัพย์สินโดยการใช้ข้อมูลภายใน โปรซอฟท์ไม่อนุญาตให้ผู้ที่รู้ข้อมูลภายใน ที่ยังไม่ได้เปิดเผยอย่างเป็นทางการต่อสาธารณะมาก่อนเช่นข้อมูลเรื่องการควบรวมบริษัทฯ พันธมิตรทางธุรกิจ เทคโนโลยีใหม่ๆ ความผันผวนของยอดขาย ผลกำไร หรือเงินปันผล ทำการซื้อขายหลักทรัพย์ หรือทรัพย์สินโดยใช้ข้อมูลภายใน เพราะเป็นการเอาเปรียบผู้อื่นอย่างไม่เป็นธรรม และจะทำลายความเชื่อมั่นของนักลงทุน และประชาชนที่มีต่อบริษัท นอกจากนั้นยังอาจเป็นการผิดกฎหมายอีกด้วย
แนวปฏิบัติ
1) ไม่ซื้อขายหลักทรัพย์ของบริษัท หรือบริษัทที่ตนเข้าไปเกี่ยวข้อง เมื่อทราบถึงข้อมูลที่ยังไม่ได้เปิดเผยต่อสาธารณะ
2) ไม่เปิดเผยข้อมูลภายในของบริษัท บริษัทในเครือ หรือหุ้นส่วนทางธุรกิจที่ตนเองได้รับทราบต่อบุคคลภายนอก หรือผู้ที่ไม่เกี่ยวข้อง (รวมไปถึงสมาชิกในครอบครัว ญาติพี่น้อง และเพื่อนฝูงด้วย)เว้นแต่จะเป็นไปเพื่อการดำเนินธุรกิจของบริษัท
3) การเปิดเผยข้อมูลใดๆที่อาจมีผลกระทบต่อบริษัท ต้องกระทำโดยผู้มีอำนาจตัดสินใจดำเนินการในเรื่องนั้นๆ หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย
ข้อพึงระวัง
1) ระวังการเปิดเผย หรือส่งผ่านข้อมูลไปยังบุคคล หรือสถานที่ที่ผิดไปจากปกติ ควรตรวจสอบก่อน
2) งดเว้นการเปิดเผยข้อมูลให้แก่บุคคลที่อ้างว่าตนมีสิทธิรับทราบ โดยที่ไม่มีหลักฐาน หรือบุคคลมายืนยัน
3) ห้ามการให้ข้อมูลที่เป็นข่าวลือ หรือข้อมูลที่มีผลกระทบต่อบริษัท
4) ห้ามการซื้อขายหุ้นของบริษัท บริษัทในเครือ หรือหุ้นส่วนทางธุรกิจ ก่อนวันที่จะทำการประกาศข้อมูลภายในใดๆ ออกมา แม้ว่าการซื้อขายนั้นจะเป็นไปโดยความรู้ความสามารถของตนเองก็ตาม
5) งดเว้นการกระทำอื่นใด ที่เป็นการใช้ข้อมูลภายใน__
ตัวอย่าง
1) เมื่อท่านทราบถึงแผนในการก่อสร้างโรงงานใหม่ ที่ยังไม่ได้เปิดเผยสู่สาธารณะ ท่านจึงคิดจะไปกว้านซื้อที่ดินบริเวณนั้น เพื่อทำการเก็งกำไรในการขายต่อ
คำแนะนำ ท่านไม่ควรซื้อที่ดินเพื่อการเก็งกำไร เนื่องจากการกระทำดังกล่าวถือเป็นการใช้ข้อมูลภายในของบริษัท ซึ่งพนักงานทุกคนต้องงดเว้นการกระทำดังกล่าวอีกทั้งยังเป็นความขัดแย้งทางผลประโยชน์กับบริษัทอีกด้วย
2) ท่านมีเพื่อทำงานอยู่ในบริษัทคู่แข่ง จะสามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลทางการตลาด เช่นอัตราการเจริญเติบโตของยอดขายได้หรือไม่
คำแนะนำ ท่านสามารถทำได้หากเป็นข้อมูลทั่วไปที่ไม่ใช่ความลับของบริษัท แต่จะต้องทำด้วยความระมัดระวัง และรักษาผลประโยชน์ของบริษัท ดังนั้นหากมีข้อสงสัยท่านควรปรึกษาผู้บังคับบัญชา
3) ท่านต้องการเขียนหนังสือ ที่มีเนื้อหาเกี่ยวกับประสบการณ์ในการทำงานที่บริษัทท่านสามารถทำได้หรือไม่
คำแนะนำ ท่านสามารถทำได้ แต่เนื้อหาของหนังสือจะต้องไม่มีการเปิดเผยข้อมูลที่ถือว่าเป็นความลับทางการค้า หรืออาจทำให้บริษัทเสียหาย หรือเสียเปรียบทางธุรกิจ
การสื่อสารกับสังคม
โปรซอฟท์ มุ่งการสื่อสารกับสังคม ผู้บริโภค และภาครัฐอย่างเปิดเผย และเป็นธรรม จะทำการสื่อสารสองทาง โดยการให้ข้อมูลที่ถูกต้อง ทันเวลาผ่านช่องทางสื่อสารต่างๆ อย่างจริงใจ และรับฟังความเห็น และความต้องการของผู้มีส่วนได้เสียอย่างจริงจัง
แนวปฏิบัติ
1) ให้ข้อมูลของบริษัท สินค้า และบริการ อย่างถูกต้องชัดเจน
2) เลือกการนำเสนอในเชิงบวกมากกว่าการนำเสนอในเชิงลบ
3) ทำการสื่อสารการตลาด (เช่น การโฆษณา ประชาสัมพันธ์) ตามความเป็นจริง และเป็นธรรมต่อทุกฝ่าย
4) รับฟังความเห็น หรือความต้องการของผู้มีส่วนได้เสีย และนำมาพิจารณาอย่างรอบคอบ
ข้อพึงระวัง
1) หลีกเลี่ยงการสื่อสารการตลาดที่เป็นการเปรียบเทียบโดยตรงกับคู่แข่ง
2) ระวังการสื่อสารทางการตลาดที่เกินจริง หรือทำให้ผู้บริโภคเข้าใจผิดในสินค้า หรือบริการ
3) หลีกเลี่ยงการสื่อสารที่อาจก่อให้เกิดความขัดแย้งในสังคม
4) ห้ามให้ข้อมูลกับสื่อมวลชน ยกเว้น การทำตามหน้าที่ของสำนักประชาสัมพันธ์ หรือโฆษกบริษัท
ตัวอย่าง
1) ฝ่ายการตลาดทราบว่า คู่แข่งกำลังจะออกรถยนต์รุ่นใหม่ ในขณะที่บริษัทก็กำลังจะออกรถยนต์รุ่นใหม่เช่นกัน ฝ่ายการตลาดคิดว่าจะเผยแพร่โฆษณาว่าโปรซอฟท์มีรถยนต์รุ่นใหม่เร็วขึ้นกว่าเดิมเพื่อตัดหน้าคู่แข่งในการสร้างโอกาสทางธุรกิจ
คำแนะนำ การแข่งขันในตลาดเพื่อช่วงชิงโอกาสในลักษณะนี้ เป็นสิ่งที่ยอมรับได้ในตลาดแข่งขันเสรี จึงสามารถทำได้ โดยต้องให้ข้อมูลที่ถูกต้องกับผู้บริโภคอย่างเพียงพอ เช่น รถยนต์รุ่นใดกำหนดออกตลาดเมื่อใด อนึ่ง ต้องระวังไม่ให้คุณภาพของสินค้าด้อยลง เนื่องจากการรีบเร่งโดยที่ยังไม่พร้อม
2) ท่านต้องการผลิตภาพยนต์โฆษณา เพื่อส่งเสริมภาพลักษณ์การเป็นผู้นำด้านนวัตกรรม ท่านคิดว่าจะสร้างสรรค์ให้ภาพยนตร์โฆษณาแสดงนวัตกรรมรถยนต์ในอนาคตที่ยังไม่มีอยู่จริงในปัจจุบันและยังไม่รู้ว่าจะเป็นจริงได้หรือไม่
คำแนะนำ ท่านสามารถทำการโฆษณาลักษณะนี้ เพื่อดึงดูดความสนใจ และสร้างความประทับใจได้ โดยไม่ถือว่าเป็นการโฆษณาเกินจริงตราบเท่าที่ภาพยนต์สื่อให้ผู้ชมเข้าใจได้ว่าเป็นจินตนาการและมีคำอธิบายว่าส่วนใดของภาพยนตร์เป็นเรื่องสมมุติ
3) คนรู้จักของท่านมาต่อว่าท่านว่า นำรถยนต์ไปซ่อมที่ศูนย์บริการแห่งหนึ่ง แล้วมีปัญหามาก ทำให้เสียความรู้สึก พร้อมทั้งสงสัยว่าโปรซอฟท์ดูแลกันอย่างไร
คำแนะนำ ท่านควรรับฟังด้วยความสงบ ไม่ต้องตอบโต้ ถ้าท่านไม่รู้ข้อเท็จจริง ควรขอโทษบุคคลนั้น (ซึ่งเป็นลูกค้าโปรซอฟท์) ที่ต้องมาพบกับปัญหา หากโอกาสอำนวย ก็ให้ชี้แจงว่าโปรซอฟท์มีระบบในการบริหาร และการตรวจสอบอยู่แล้ว แต่อาจมีบางปัญหาที่ยังเกิดขึ้นได้ ท่านควรจะถามรายละเอียดของเหตุการณ์ให้มากที่สุด และนำมาแจ้งให้ฝ่ายที่เกี่ยวข้องทราบ เพื่อแก้ไข หลังจากนั้นท่านควรจะแจ้งให้บุคคลนั้นทราบว่าท่าน หรือบริษัทได้ดำเนินการอะไรไปบ้าง
