4 ขั้นตอนการทำบัญชีให้ถูกต้องตามหลักการบัญชีและภาษี
1. การบันทึกบัญชี (Accounting)
คือ กระบวนการในการบันทึก รวบรวม วิเคราะห์ และรายงานข้อมูลทางการเงินขององค์กรหรือธุรกิจ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้ข้อมูลทางการเงินที่ถูกต้องและครบถ้วนเพื่อใช้ในการตัดสินใจทางธุรกิจ การควบคุมภายใน และการรายงานผลการดำเนินงานให้กับผู้มีส่วนได้เสีย เช่น ผู้ถือหุ้น ผู้จัดการ หน่วยงานรัฐ และบุคคลภายนอกอื่นๆ ซึ่งการบันทึกบัญชีมีองค์ประกอบหลักดังนี้
1.1. บันทึกรายการค้าอย่างถูกต้องและครบถ้วน
คือ การบันทึกรายการค้าแต่ละรายการให้ครบถ้วน ถูกต้อง และทันเวลา และใช้เอกสารที่มีการอนุมัติและมีความน่าเชื่อถือเป็นหลักฐานในการบันทึก เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี ใบส่งของ ฯลฯ
1.2. ระบบบัญชีคู่ (Double Entry Accounting)
คือ ทุกการทำธุรกรรมจะต้องมีการบันทึกทั้งในเดบิต (Dr) และเครดิต (Cr) เพื่อให้สมดุลกัน เช่น ถ้ามีการซื้อสินค้าด้วยเงินสด จะบันทึกบัญชีที่เดบิต "สินค้า" และเครดิต "เงินสด"
1.3. การจัดทำงบการเงิน (Financial Statements)
• งบกำไรขาดทุน (Income Statement) แสดงรายได้และค่าใช้จ่าย
• งบดุล (Balance Sheet) แสดงสินทรัพย์ หนี้สิน และทุน
• งบกระแสเงินสด (Cash Flow Statement) แสดงกระแสเงินสดที่ไหลเข้าหรือออกจากธุรกิจ
2. การปฏิบัติตามกฎหมายภาษี (Tax Compliance)
คือ การที่ธุรกิจหรือบุคคลปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายและระเบียบเกี่ยวกับภาษีอย่างถูกต้องและครบถ้วน ซึ่งรวมถึงการจัดทำและยื่นเอกสารภาษี การจ่ายภาษี และการรักษาบันทึกทางการเงินตามที่กฎหมายกำหนด การปฏิบัติตามกฎหมายภาษีมีความสำคัญเพื่อป้องกันการเกิดปัญหาทางกฎหมายและการถูกปรับจากหน่วยงานรัฐ ซึ่งการปฏิบัติตามกฎหมายภาษีมีองค์ประกอบหลักดังนี้
2.1. การจัดทำรายงานภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)
• บันทึกรายการซื้อขายสินค้าที่มีภาษีมูลค่าเพิ่ม
• ยื่นรายงานภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.30) ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป
2.2. ภาษีเงินได้นิติบุคคล (Corporate Income Tax)
• บันทึกรายได้และค่าใช้จ่ายที่ถูกต้องเพื่อนำมาคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคล
• ยื่นแบบแสดงรายการภาษีเงินได้นิติบุคคลครึ่งปี (ภ.ง.ด.51) ภายใน 2 เดือนหลังจากสิ้นครึ่งปี
• ยื่นแบบแสดงรายการภาษีเงินได้นิติบุคคลประจำปี (ภ.ง.ด.50) ภายใน 150 วันหลังจากสิ้นปีบัญชี
2.3. ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (Withholding Tax)
• บันทึกและหักภาษี ณ ที่จ่ายตามที่กำหนด เช่น ค่าจ้าง ค่าบริการ
• ยื่นแบบแสดงรายการภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.3 และ ภ.ง.ด.53) ภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป
3. การใช้ซอฟต์แวร์บัญชี (Accounting Software)
คือ การใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์หรือแอปพลิเคชันที่ออกแบบมาเพื่อช่วยในการจัดการและบันทึกข้อมูลทางการเงินและบัญชีขององค์กรหรือธุรกิจ ซอฟต์แวร์บัญชีช่วยทำให้งานบัญชีเป็นระบบ มีความถูกต้องและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งการใช้ซอฟต์แวร์บัญชีมีองค์ประกอบหลักดังนี้
3.1. ประโยชน์ของการใช้ซอฟต์แวร์บัญชี
• ความสะดวกและรวดเร็ว ซอฟต์แวร์บัญชีช่วยลดเวลาที่ใช้ในการบันทึกและประมวลผลข้อมูลทางการเงิน ทำให้สามารถทำงานได้รวดเร็วขึ้น
• ความถูกต้อง ลดข้อผิดพลาดที่เกิดจากการบันทึกข้อมูลด้วยมือ และมีการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลโดยอัตโนมัติ
• การจัดทำรายงาน ซอฟต์แวร์สามารถสร้างรายงานทางการเงินต่างๆ เช่น งบกำไรขาดทุน งบดุล งบกระแสเงินสด ได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ
• การจัดเก็บข้อมูล ข้อมูลทางการเงินทั้งหมดถูกจัดเก็บในระบบ ทำให้สามารถค้นหาและเข้าถึงข้อมูลได้ง่ายและรวดเร็ว
• การปฏิบัติตามกฎหมายภาษี ซอฟต์แวร์บัญชีช่วยในการคำนวณและเตรียมเอกสารภาษีต่างๆ ให้ถูกต้องตามข้อกำหนดของกฎหมายภาษี
• การควบคุมภายใน ซอฟต์แวร์บัญชีช่วยให้การควบคุมและติดตามการเงินภายในองค์กรเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ
3.2. ฟังก์ชันหลักของซอฟต์แวร์บัญชี
• การบันทึกบัญชีทั่วไป (General Ledger) บันทึกและจัดการธุรกรรมทางการเงินทั้งหมดขององค์กร
• การจัดการบัญชีลูกหนี้ (Accounts Receivable) บันทึกการขายและการเก็บเงินจากลูกค้า
• การจัดการบัญชีเจ้าหนี้ (Accounts Payable) บันทึกการซื้อและการจ่ายเงินให้กับผู้ขายหรือผู้ให้บริการ
• การจัดทำงบการเงิน (Financial Reporting) สร้างรายงานทางการเงินต่างๆ เช่น งบกำไรขาดทุน งบดุล งบกระแสเงินสด
• การจัดการภาษี (Tax Management) คำนวณภาษีที่ต้องจ่ายและจัดทำเอกสารภาษีต่างๆ
• การจัดการสินค้าคงคลัง (Inventory Management) บันทึกและติดตามการเคลื่อนไหวของสินค้าในคลัง
• การบริหารเงินสด (Cash Management) ติดตามการเคลื่อนไหวของเงินสดและการจัดทำงบกระแสเงินสด
3.3. การเลือกซอฟต์แวร์บัญชี
• ความเหมาะสมกับธุรกิจ เลือกซอฟต์แวร์ที่มีฟังก์ชันตรงกับความต้องการของธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดเล็ก กลาง หรือใหญ่
• การใช้งานง่าย ซอฟต์แวร์ควรมีอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายและสะดวกสำหรับผู้ใช้
• การสนับสนุนและบริการหลังการขาย มีบริการสนับสนุนและการอัพเดตซอฟต์แวร์ที่มีคุณภาพ
• ความปลอดภัยของข้อมูล ซอฟต์แวร์ควรมีมาตรการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลทางการเงินอย่างเหมาะสม
• ความสามารถในการขยายตัว ซอฟต์แวร์ควรสามารถขยายความสามารถได้เมื่อธุรกิจเติบโต
4. การตรวจสอบบัญชี (Audit)
คือ กระบวนการที่ผู้ตรวจสอบบัญชี (Auditor) ทำการตรวจสอบและประเมินข้อมูลทางการเงินและบัญชีขององค์กรหรือธุรกิจ เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลดังกล่าวถูกต้อง เชื่อถือได้ และสอดคล้องกับมาตรฐานการบัญชีและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง การตรวจสอบบัญชีมีบทบาทสำคัญในการสร้างความเชื่อมั่นให้กับผู้มีส่วนได้เสีย เช่น ผู้ถือหุ้น ผู้บริหาร นักลงทุน และหน่วยงานรัฐ ซึ่งการตรวจสอบบัญชีมีองค์ประกอบหลักดังนี้
4.1. ประเภทของการตรวจสอบบัญชี
• การตรวจสอบบัญชีภายนอก (External Audit) ดำเนินการโดยผู้สอบบัญชีอิสระหรือบริษัทตรวจสอบบัญชีภายนอก ที่มุ่งเน้นการตรวจสอบงบการเงินขององค์กรเพื่อให้ความเชื่อมั่นว่ามีการนำเสนอตามมาตรฐานการบัญชีที่ยอมรับทั่วไป และผลการตรวจสอบจะมีการรายงานในรูปแบบของรายงานการตรวจสอบ (Audit Report) ซึ่งจะแสดงความเห็นของผู้สอบบัญชีเกี่ยวกับงบการเงิน
• การตรวจสอบบัญชีภายใน (Internal Audit) ดำเนินการโดยหน่วยงานภายในองค์กร ที่มุ่งเน้นการตรวจสอบการควบคุมภายใน ประสิทธิภาพในการดำเนินงาน และการปฏิบัติตามกฎระเบียบภายในองค์กร และผลการตรวจสอบจะรายงานให้กับฝ่ายบริหารเพื่อปรับปรุงและพัฒนาการดำเนินงานภายในองค์กร
4.2. วัตถุประสงค์ของการตรวจสอบบัญชี
• ความถูกต้องและความน่าเชื่อถือ ตรวจสอบว่าข้อมูลทางการเงินและบัญชีที่จัดทำมีความถูกต้องและน่าเชื่อถือ
• การปฏิบัติตามมาตรฐานและกฎหมาย ตรวจสอบว่าการบันทึกบัญชีและการรายงานทางการเงินเป็นไปตามมาตรฐานการบัญชีและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง
• การป้องกันการทุจริตและความผิดพลาด ตรวจสอบการควบคุมภายในเพื่อป้องกันการทุจริตและความผิดพลาดในการดำเนินงาน
• การให้คำแนะนำ ให้คำแนะนำเพื่อปรับปรุงการดำเนินงานและระบบบัญชีขององค์กร
4.3. ขั้นตอนของการตรวจสอบบัญชี
• การวางแผนการตรวจสอบ (Audit Planning) กำหนดขอบเขตและวัตถุประสงค์ของการตรวจสอบ และประเมินความเสี่ยงและกำหนดกลยุทธ์ในการตรวจสอบ เพื่อเตรียมแผนการตรวจสอบและตารางเวลาการดำเนินงาน
• การเก็บรวบรวมหลักฐาน (Evidence Gathering) ตรวจสอบเอกสารทางการเงินและบัญชี และสัมภาษณ์บุคลากรที่เกี่ยวข้อง เพื่อทำการทดสอบรายละเอียดและการทดสอบเชิงวิเคราะห์เพื่อยืนยันความถูกต้องของข้อมูล
• การประเมินและวิเคราะห์ (Evaluation and Analysis) วิเคราะห์ผลการตรวจสอบและหลักฐานที่ได้รวบรวม เพื่อประเมินความเหมาะสมและความถูกต้องของการบันทึกบัญชี
• การสรุปผลและรายงาน (Conclusion and Reporting) สรุปผลการตรวจสอบและจัดทำรายงานการตรวจสอบ และรายงานผลการตรวจสอบให้กับฝ่ายบริหารหรือผู้มีส่วนได้เสียอื่นๆ
4.4. ความสำคัญของการตรวจสอบบัญชี
• สร้างความเชื่อมั่น สร้างความเชื่อมั่นให้กับผู้มีส่วนได้เสียว่าข้อมูลทางการเงินมีความถูกต้องและเชื่อถือได้
• ป้องกันการทุจริต ช่วยในการป้องกันและตรวจจับการทุจริตภายในองค์กร
• การปรับปรุงการดำเนินงาน ให้คำแนะนำในการปรับปรุงระบบการควบคุมภายในและประสิทธิภาพในการดำเนินงาน
• การปฏิบัติตามกฎหมาย ช่วยให้องค์กรปฏิบัติตามกฎหมายและระเบียบที่เกี่ยวข้อง
เขียนและเรียบเรียงโดย : บริษัท โปรซอฟท์ ซีอาร์เอ็ม จำกัด | 12 มิถุนายน 2567
