ใบรับเงินมัดจำคืออะไร? มีวิธีการบันทึกอย่างไร?

เงินมัดจำ คืออะไร ?
          จำนวนเงินที่ลูกค้าต้องชำระให้กับผู้ให้บริการหรือผู้ขาย เพื่อยืนยันการซื้อสินค้าหรือบริการ หรือเพื่อรักษาสิทธิ์ในการใช้บริการหรือสิทธิ์ในการซื้อสินค้าในอนาคต การจ่ายเงินมัดจำมักจะถูกนำไปหักจากยอดชำระเงินทั้งหมดในภายหลัง หรือถูกคืนให้กับลูกค้าเมื่อบริการหรือการซื้อสินค้าเสร็จสมบูรณ์ตามข้อตกลงที่กำหนดไว้

ขั้นตอนการบันทึกใบรับเงินมัดจำ
1. ผู้ใช้สามารถบันทึกเอกสารรับเงินมัดจำ โดยกดเมนู “Sales” > “รับเงินมัดจำ” ดังรูป


2. จากนั้นระบบจะแสดงหน้าจอรายการเอกสารรับเงินมัดจำ ผู้ใช้สามารถสร้างเอกสารรับเงินมัดจำใหม่ได้ โดยกดปุ่ม “New” ทางด้านขวาบนของหน้าจอโปรแกรม ดังรูป
3. ใน Tab “Basic Data”คือ การบันทึกรายละเอียดข้อมูลของเอกสารรับเงินมัดจำ ได้แก่ รหัสลูกค้า เลขที่เอกสาร วันที่เอกสาร และรายการเงินมัดจำ เป็นต้น ผู้ใช้ควรทำการกรอกข้อมูลในฟอร์มที่มีเครื่องหมาย “ * ” ให้ครบถ้วน ดังรูป

4. ใน Tab รายการเงินมัดจำ ผู้ใช้สามารถเพิ่มเงินมัดจำได้หลายรายการ โดยกดปุ่ม “+ เพิ่มเงินมัดจำ” หรืออ้างอิงเลขที่ใบสั่งขาย โดยกดปุ่ม “+ เลขที่ใบสั่งขาย” ดังรูป

5. ระบบจะแสดงคำอธิบายรายการ ผู้ใช้สามารถระบุคำอธิบายรายการ และระบุจำนวนเงินได้ ดังรูป

6. ผู้ใช้สามารถอ้างอิง “เลขที่ใบสั่งขาย” > “เลือกรายการใบสั่งขาย” ดังรูป

7. ระบบจะรวมจำนวนเงินมัดจำทั้งหมดให้ในส่วนท้ายบิลด้านล่าง ผู้ใช้สามารถเลือกภาษีที่ปรากฏในท้ายเอกสาร โดยข้อมูลภาษีจะอ้างอิงข้อมูลตามที่ผู้ใช้ได้ทำการ “ตั้งค่าข้อมูลลูกหนี้” หรือ “ตั้งค่าข้อมูลภาษีขาย” ดังรูป

8. ใน Tab “Detail” คือ การบันทึกรายละเอียดเพิ่มเติมของลูกค้า ได้แก่ ที่อยู่ออกใบกำกับ ที่อยู่ส่งของ รูปแบบการขนส่ง และพนักงานผู้รับชอบ เป็นต้น

9. ใน Tab “Receive” คือ การบันทึกรายละเอียดวิธีการรับชำระเงินมัดจำ โดยผู้ใช้ต้องบันทึกข้อมูลตามที่ลูกค้าได้มีการชำระค่าเงินมัดจำเข้ามา ทั้งในรูปแบบเงินสด เช็ค/บัตรเครดิต หรือเงินโอน เป็นต้น และ “รวมเงินรับชำระทั้งสิ้น” จะต้องเท่ากับ “รวมเงินรายได้ทั้งสิ้น” ดังรูป

10. ใน Tab “VAT” คือ การบันทึกรายละเอียดภาษีมูลค่าเพิ่ม ระบบจะแสดงรายละเอียดภาษีมูลเพิ่ม ทันทีหลังจากที่บันทึกข้อมูลแบบมีภาษี ผู้ใช้สามารถเพิ่มหรือแก้ไขข้อมูลภาษีมูลค่าเพิ่มได้


11. ใน Tab “WHT” คือ การบันทึกภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย ใช้ในกรณีที่มีภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย

12. ใน Tab “Post GL” คือการบันทึกผ่านรายการ(Posting) ไปยังบัญชีแยกประเภท (General Ledger)

13. ใน Tab “Note & Attachment” คือ การบันทึกรายละเอียดหมายเหตุ คำอธิบายรายการ เงื่อนไขต่างๆ และแนบไฟล์เอกสารเพิ่มเติม ผู้ใช้สามารถระบุหมายเหตุต่างๆ และตั้งเป็นหมายเหตุให้แสดงท้ายฟอร์มได้ตามต้องการ

* หมายเหตุ : สัญลักษณ์ “ ” และ “ ” คือ การเลื่อนข้อความขึ้น หรือลงตามที่ผู้ใช้ต้องการ
* หมายเหตุ : ในกรณีที่ผู้ใช้มีเอกสารอื่นๆ เพื่อนำมาอ้างอิงในเอกสารรับเงินมัดจำ ผู้ใช้สามารถ “แนบไฟล์” เอกสารอื่นๆได้

14. ใน Tab “Define Field” คือ การบันทึกข้อมูลที่ผู้ใช้ได้สร้างฟอร์มกรอกข้อมูลเพิ่มเติมขึ้นมาด้วยตนเอง ซึ่ง Define Field จะมีทั้งหมด 5 รูปแบบ ได้แก่ Text Box Text Area Dropdown Date Time

15. ผู้ใช้สามารถกดปุ่ม “Preview” ทางด้านขวาบนของหน้าจอโปรแกรม ก่อนบันทึกเอกสารรับเงินมันจำ เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลได้ ดังรูป


16. หลังจากผู้ใช้ตรวจสอบข้อมูลครบถ้วนแล้ว ให้กดปุ่ม “Save” ทางด้านขวาบนของหน้าจอโปรแกรม เพื่อเป็นการบันทึกข้อมูลเอกสารรับเงินมัดจำ

ตัวอย่างเอกสารรับเงินมัดจำ


*** สามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมจากคู่มือการใช้งานต่อได้ที่นี่ "รับเงินมัดจำ" ***

เขียนและเรียบเรียงโดย : บริษัท โปรซอฟท์ ซีอาร์เอ็ม จำกัด | 11 มีนาคม 2567