การสร้างผังบัญชี
การสร้างผังบัญชี คือ การกำหนดผังข้อมูลเกี่ยวกับการบันทึกรายการบัญชีต่างๆของกิจการโดยจะจำแนกหมวดหมู่บัญชีออกเป็นประเภทโดยทั่วไปจะมีอยู่ทั้งหมด 5 หมวด คือ สินทรัพย์ หนี้สิน ทุน/ส่วนของเจ้าของ รายได้ และค่าใช้จ่าย เช่นสมุดรายวันที่บริษัทใช้งาน การกำหนดรูปแบบการ Post รายการบัญชีจากระบบอื่นไปยังระบบแยกประเภท เป็นต้น
ในปัจจุบัน การกำหนดข้อมูลผังบัญชีจะทำการบันทึกข้อมูลโดยใช้คอมพิวเตอร์ ซึ่งง่าย สะดวก และรวดเร็วในการสร้างผังบัญชี วันนี้ทางทีมงาน Prosoft ibiz จะมาแนะนำเกี่ยวกับกาสร้างข้อมูลผังบัญชีของบริษัทฯ หรือกิจการในโปรแกรม Prosoft ibiz โดยการตั้งค่ากำหนดผังบัญชีจะมีขั้นตอน ดังนี้
เมนูกำหนดการตั้งค่าข้อมูลกลุ่มบัญชี (GL Group)
คือ การกำหนดรหัสกลุ่มบัญชีของรหัสผังบัญชี เพื่อที่จำไปจัดทำงบการเงินและทำรายงานวิเคราะห์งบการเงินของบริษัทฯ
1. ผู้ใช้สามารถตั้งค่ากลุ่ม GL โดยกดปุ่ม Setting > Tab GL > กลุ่ม GL ดังรูป
2. ระบบจะแสดงหน้าจอรายการข้อมูลกลุ่มบัญชี ผู้ใช้สามารถเพิ่มข้อมูลกลุ่มบัญชีได้ โดยกดปุ่ม “New” > “กรอกข้อมูลรหัสกลุ่มบัญชี, ชื่อกลุ่มบัญชี, รหัสบัญชีต่ำสุด, รหัสบัญชีสูงสุด” > เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว กดปุ่ม “ ” เพื่อเป็นการบันทึกข้อมูลกลุ่มบัญชี ดังรูป
* หมายเหตุ : หากผู้ใช้ต้องการแก้ไขข้อมูลกลุ่ม GL เดิม โดยกดปุ่ม “
” เพื่อทำการแก้ไข
* หมายเหตุ : หากผู้ใช้ต้องการลบข้อมูลกลุ่ม GL เดิม โดยกดปุ่ม “
” เพื่อทำการลบข้อมูล
เมนูกำหนดการตั้งค่าข้อมูล รหัสบัญชี
หมายถึง การกำหนดรหัสผังบัญชีเพื่อนำไปใช้ในการบันทึกของบริษัทและใช้การกำหนดเอกสารเชื่อม GL เพื่อใช้ในการผ่านรายการบัญชี (Posting) จากระบบอื่น ไปยังระบบบัญชีแยกประเภท
1. ผู้ใช้สามารถตั้งค่า รหัสบัญชี โดยกดปุ่ม Setting > Tab GL > รหัสบัญชี ดังรูป
2. ระบบจะแสดงหน้าต่าง GL Account ที่ระบบยังไม่ได้บันทึกข้อมูลเริ่มต้นให้ ผู้ใช้สามารถเพิ่มข้อมูล รหัสบัญชี ได้โดยกดปุ่ม “New” ทางด้านขวาหน้าจอของโปรแกรม ดังรูป
* หมายเหตุ : หากผู้ใช้ต้องการแก้ไขข้อมูล รหัสบัญชี เดิม โดยกดปุ่ม “” เพื่อทำการแก้ไข
* หมายเหตุ : หากผู้ใช้ต้องการลบข้อมูล รหัสบัญชี เดิม โดยกดปุ่ม “” เพื่อทำการลบข้อมูล
3. ระบบจะแสดงหน้าจอรายละเอียดข้อมูล รหัสบัญชี โดย ผู้ใช้ต้องทำการกรอกข้อมูลในแบบฟอร์มที่มีเครื่องหมาย “ * ” ให้ครบถ้วน จากนั้นให้ผู้ใช้ เลือกรหัสบัญชีโดยกรอกข้อมูล รหัสบัญชีมาจากหน้าจอกำหนดรหัสบัญชีโปรแกรมจะแสดงรหัสบัญชีที่เป็นบัญชีย่อย ดังรูป
• รหัสบัญชี คือ เป็นการกำหนดรหัสบัญชีโดยจะอยู่ในเงื่อนไขของรูปแบบประเภทบัญชี
• หมวดบัญชี คือ จะมีหมวดบัญชี 5 หมวด คือ สินทรัพย์ หนี้สิน ทุน รายได้ ค่าใช้จ่าย ผู้ใช้สามารถเลือกหมวดบัญชีได้ตามรหัสบัญชี
• กลุ่มบัญชี คือ เป็นการกำหนดหมวดบัญชีตามลำดับของกลุ่มบัญชี และ ตามช่วงบัญชีที่ได้กำหนดไว้ในประเภทบัญชี
• ชื่อบัญชี คือ เป็นการกำหนดชื่อรหัสบัญชีที่ต้องการให้แสดง
• ชื่อบัญชีย่อ คือ เป็นการกำหนดชื่อย่อของบัญชี
• Financial คือ เป็นการกำหนดรูปแบบงบการเงินจะมี 2 รูปแบบ
- P&L Statement คือ รูปแบบงบกำไรขาดทุน
- Balance Sheet คือ รูปแบบงบดุล
• Option คือ เป็นการกำหนดOption ของรหัสบัญชีจะมี 2 ตัวเลือก
- มี Cost Center คือ การกำหนดรหัสบัญชีให้ระบุกรณีที่มีแผนก
- มี Internal Order คือ การกำหนดรหัสบัญชีให้ระบุในกรณีที่มีโครงการ
• ยอดคงเหลือปกติ คือ เป็นการกำหนดยอดคงเหลือปกติของบัญชีมี 2 ด้าน คือ เดบิต หรือ เครดิต ตามหมวดบัญชีที่เลือก และสามารถแก้ไขเปลี่ยนแปลงได้
• ประเภท คือ เป็นการกำหนดคุณสมบัติของผังบัญชีซึ่งประเภทการทำงานจะแบ่งเป็น 2 ประเภท คือ
- บัญชีคุม คือ บัญชีที่ใช้เป็นหัวข้อใหญ่ ไม่นำไปใช้ในการบันทึกข้อมูลรายวัน
- บัญชีย่อย คือ บัญชีที่ใช้สำหรับการบันทึกข้อมูลรายวัน
• ระดับบัญชี คือ เป็นการกำหนดระดับของบัญชีแบ่งออกเป็น 5 ระดับ
- ระดับ 1 คือ ผังบัญชีที่มีคุณสมบัติเป็นหัวข้อใหญ่ เช่น สินทรัพย์ หนี้สิน ทุน รายได้ ค่าใช้จ่าย
- ระดับ 2 คือ ผังบัญชีที่มีคุณสมบัติเป็นหัวข้อย่อย เช่น สินทรัพย์หมุนเวียน หนี้สินหมุนเวียน
- ระดับ 3 คือ ผังบัญชีที่มีคุณสมบัติใช้บันทึกข้อมูลรายวัน เช่น เงินสด ลูกหนี้การค้า
- ระดับ 4 คือ บัญชีย่อยของบัญชีระดับ 3 เช่น ลูกหนี้-บริษัท เป็นลูกหนี้ย่อยของลูกหนี้การค้า
- ระดับ 5 คือ บัญชีย่อยของบัญชีระดับ 4
• เลขที่บัญชีคุม คือ เป็นการกำหนดเลขบัญชีคุม เพื่อใช้ในการ Group ยอดรวมของผังบัญชีในการออกงบทดลองและกระดาษทำการ
4. เมื่อผู้ใช้กรอกรายละเอียด รหัสบัญชี ทั้งหมดเรียบร้อยแล้ว ผู้ใช้สามารถบันทึกข้อมูลได้ โดยกดปุ่ม “Save” ทางด้านขวาบนของหน้าจอโปรแกรม เพื่อเป็นการบันทึกข้อมูล รหัสบัญชี ดังรูป
5. ผู้ใช้สามารถเรียกดูรายงานผังบัญชีได้ โดยกดปุ่มเมนู Report > Setup Report > รายงานรหัสบัญชี
