การทำโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปมาใช้เพื่อในธุรกิจ โดยโปรแกรมเหล่านี้จะช่วยเก็บสะสม จัดเก็บ และประมวลข้อมูลทางบัญชีและการเงินให้ผู้ใช้งาน ระบบเหล่านี้ถูกออกแบบมาเพื่อสนับสนุนงานทางด้านบัญชี ซึ่งสามารถพัฒนาได้อย่างกว้างขวางเพื่อให้ธุรกิจของคุณดำเนินไปได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ ซึ่งสามารถสรุปได้เป็น 6 หัวข้อใหญ่ๆ โดยมีรายละเอียดดังนี้
1. ช่วยพัฒนาองค์กร
โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปนั้นสามารถวิเคราะห์ทิศทางของธุรกิจได้ว่าจะดำเนินธุรกิจไปในทิศทางใดได้ โดยใช้ตัวเลขทางบัญชีมาใช้ในการตัดสินใจ โดยตัวเลขแต่ละบัญชีสามารถเปรียบเทียบตัวเลขที่เกิดขึ้นในอดีตและปัจจุบันว่ามีการเปลี่ยนแปลงไปจากเดิมอย่างไรบ้าง ซึ่งจุดนี้ทำให้ผู้บริหารได้รู้และทราบได้อย่างรวดเร็วกับการเปลี่ยนแปลงธุรกิจที่ดำเนินการอยู่ และข้อมูลจุดนี้สามารถทำให้ผู้บริหาร สามารถตัดสินใจได้แม่นยำยิ่งขึ้นอีกด้วย
2. ได้ข้อมูลแม่นยำ
ข้อมูลจากโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปนั้นทำให้การทำงานนั้นมีความรวดเร็วและแม่นยำมากกว่าเดิม โดยใช้ข้อมูลจากโปรแกรมในการตัดสินใจด้านงานบริหารต่างๆ โดยในอดีตการทำบัญชีจะทำด้วยสมุดบัญชี 7 เล่ม และใช้ลายมือนักบัญชีเป็นผู้ลงบัญชี ก่อนทำการ Post บัญชีเพื่อทำการปิดบัญชี ให้ผู้บริหารได้ทราบฐานะทางการเงินและกำไรหรือขาดทุนในแต่ละงวดเป็นเท่าไร ซึ่งขั้นตอนในการทำบัญชีแบบเก่าจะทำให้เกิดปัญหาการผิดพลาดของตัวเลขได้ ที่ไม่สามารถทำให้ตัวเลขที่ทำการปิดบัญชีดุลได้ ทำให้เกิดการล้าช้ามาทบทวนตัวเลขใหม่ว่า Post ผิดบัญชี หรือ ใส่จำนวนตัวเลขที่ผิดพลาดกันแน่ ต่างจากการใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีมาใช้เป็นเครื่องมือในการตัดสินใจทางธุรกิจ ซึ่งทำให้เกิดการผิดพลาดทางตัวเลขได้น้อยกว่าการทำด้วยมือเป็นอย่างมาก
3. เป็นผู้นำในธุรกิจ
การสืบค้นข้อมูลของคู่แข่งทางธุรกิจ สามารถสร้างความเป็นผู้นำในธุรกิจให้กับเราได้ โดยเราจะใช้ข้อมูลจากโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป ในการนำข้อมูลตัวเลขทางบัญชีมาวิเคราะห์จุดต่างๆ เพื่อการสืบค้นข้อมูลของคู่แข่งในธุรกิจเดียวกันว่ามีการเติบโตไปในทิศทางใด เพื่อนำมาวิเคราะห์เปรียบเทียบกับธุรกิจตัวเองว่าจะนำพาธุรกิจไปในทิศทางใดให้ประสบความสำเร็จและเป็นที่หนึ่งในธุรกิจ ยกตัวอย่างเช่น การออกแบบค่าการตลาด , การส่งเสริมการขาย , การเพิ่มยอดขาย , การลดต้นทุน และ การลดค่าใช้จ่ายต่างๆ ในองค์กร สิ่งเหล่านี้เป็นข้อมูลสำคัญในการดูแนวโน้มของธุรกิจของเราได้ทั้งสิ้น
4. ทำงานได้รวดเร็ว
อีกข้อสำคัญคือโปรแกรมสำเร็จรูปนั้นจะช่วยให้การทำงานในองค์กรมีประสิทธิภาพและความรวดเร็วมากยิ่งขึ้น โดยเฉพาะการป้อนข้อมูลในทุกวัน ซึ่งสามารถทำงานตามที่ต้องการได้อย่างดีเยี่ยม ทำให้องค์กรประสบความสำเร็จได้เร็ว และสามารถบรรลุวัตถุประสงค์ตามที่ต้องการอีกด้วย
5. ลดกำลังคน เพิ่มประสิทธิภาพให้องค์กร
โปรแกรมสำเร็จรูปนั้นช่วยลดขั้นตอนการทำงานของคนในฝ่ายบัญชีลง โดยเปลี่ยนเป็นให้ทุกฝ่ายในองค์กรนั้นมีส่วนร่วมในการดำเนินการป้อนข้อมูลต่างๆ ลงในระบบสารสนเทศเข้าโปรแกรมสำเร็จรูปแทน ทำให้แต่ละฝ่ายตระหนักถึงความรับผิดชอบในการทำงาน ดังนั้นองค์กรจึงเกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้นกว่าเดิม และบรรลุเป้าหมายได้เร็วยิ่งขึ้น
6. จัดการเรื่องภาษีได้ง่ายขึ้น
เรื่องภาษีที่ค่อนข้างยุ่งยากนั้น โปรแกรมสำเร็จรูปช่วยให้การทำงานเรื่องภาษีนั้นง่ายดายขึ้นกว่าเดิม จากอดีตที่ใช้การทำบัญชีด้วยมือซึ่งทำให้เกิดการล่าช้าและผิดพลาด ผู้ประกอบการอาจเกิดปัญหาการเสียภาษีไม่ถูกต้องและล่าช้า ซึ่งนำมาซึ่งค่าเบี้ยปรับ เงินเพิ่ม และคดีอื่นๆ ตามมาจากความผิดพลาดเหล่านั้น แต่ถ้าเราใช้ระบบสาระสนเทศมาทำบัญชี จะทำให้ลดความผิดพลาดตรงจุดนี้ลง
ขอขอบคุณที่มาของบทความ : มหาวิทยาลัยศรีปทุม
