สินค้าคงคลัง (Inventory) หมายถึง สินค้าที่ธุรกิจหรือองค์กรเก็บไว้ในคลังสินค้าหรือพื้นที่เก็บสินค้า เพื่อใช้ในการขายหรือการใช้งานในอนาคต สินค้าคงคลังมักถูกเก็บรวมกันเป็นชุดหรือสต็อกที่ใช้ในการส่งเสริมการขายหรือการผลิตสินค้า เช่น สินค้าสำเร็จรูป, วัตถุดิบ, วัสดุการผลิต, หรืออุปกรณ์ เป็นต้น การตรวจสอบและการจัดการสินค้าคงคลังเป็นส่วนสำคัญของการบริหารจัดการธุรกิจเพื่อให้สามารถควบคุมสินค้าคงคลังได้อย่างเหมาะสม ช่วยลดความเสี่ยงในการขาดสินค้าหรือมีสินค้าคงเหลือที่มากเกินไปและช่วยลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บและบริหารจัดการสินค้าในระยะยาว
ขั้นตอนการจัดการสินค้าคงคลังอย่างมีประสิทธิภาพ
การบริหารสินค้าคงคลังเป็นกระบวนการที่สำคัญ เพื่อให้สามารถจัดการสินค้าในคลังสินค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดังนั้นจึงมีขั้นตอนการบริหารสินค้าคงคลังดังนี้
1. วิเคราะห์ความต้องการ
การตรวจสอบและวิเคราะห์ความต้องการของลูกค้าและการแนะนำสินค้าเป็นขั้นตอนสำคัญที่ช่วยให้ธุรกิจหรือองค์กรเข้าใจความต้องการและความพึงพอใจของลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น ซึ่งอาจใช้ข้อมูลการขายย้อนหลังหรือการวิเคราะห์ข้อมูลตลาดเพื่อให้ทราบถึงความต้องการและแนวโน้มของการซื้อสินค้าในอนาคต
2. การสั่งซื้อ
การสั่งซื้อสินค้าให้เพียงพอเพื่อตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าเป็นกระบวนการที่ธุรกิจต้องทำ โดยการใช้ข้อมูลการคาดการณ์ความต้องการ การประเมินความต้องการของสินค้าและการสั่งซื้อเพื่อให้สามารถรักษาสต็อกสินค้าในระดับที่เหมาะสมและตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ
3. การรับสินค้า
การรับสินค้าที่สั่งซื้อเข้าคลังสินค้าเป็นขั้นตอนสำคัญ โดยต้องตรวจสอบความถูกต้องอย่างรอบคอบ เพื่อให้แน่ใจว่าสินค้าที่เข้ามามีคุณภาพและความสมบูรณ์ของสินค้าก่อนที่จะเก็บเข้าสต็อก
4. การจัดเก็บสินค้า
การจัดเก็บสินค้าในคลังสินค้าโดยใช้ระบบการจัดเก็บที่เหมาะสม เพื่อให้สามารถเข้าถึงสินค้าได้อย่างสะดวกและมีประสิทธิภาพ โดยใช้วิธีการจัดเก็บสินค้าตามหมวดหมู่ เช่น ตามประเภทสินค้า, ตามชนิด, ตามรหัสสินค้า หรือการใช้ซอฟต์แวร์หรือระบบคอมพิวเตอร์ในการจัดการคลังสินค้า ช่วยให้สามารถค้นหาและเข้าถึงสินค้าได้อย่างรวดเร็ว
5. การตรวจสอบสต็อก
การตรวจสอบสถานะและปริมาณของสินค้าในสต็อกเพื่อให้ทราบถึงสถานะปัจจุบันและทำการปรับปรุงตามความต้องการ เป็นกระบวนการสำคัญที่ช่วยให้ธุรกิจสามารถจัดการสต็อกสินค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยการใช้ระบบสต็อกที่เชื่อถือได้ เช่น ซอฟต์แวร์การจัดการคลังสินค้า เพื่อให้สามารถจัดการสต็อกให้อยู่ในสภาพที่เหมาะสม
6. การจัดการการส่งออก
กระบวนการการจัดการส่งออกสินค้าให้แก่ลูกค้าเป็นขั้นตอนที่ต้องทำอย่างรอบคอบก่อนที่จะส่งสินค้า โดยเลือกวิธีการจัดส่งและเปรียบเทียบค่าขนส่งจากผู้ให้บริการขนส่งต่างๆ เพื่อเลือกวิธีการจัดส่งที่มีค่าใช้จ่ายที่เหมาะสม เช่น การจัดส่งด่วน, การจัดส่งทางทะเล, หรือการจัดส่งทางอากาศ หลังจากที่สินค้าถูกส่งออกควรทำการติดตามสถานการณ์ส่งสินค้าเพื่อให้ทราบถึงตำแหน่งของสินค้า เพื่อป้องกันการเกิดปัญหาในการส่งสินค้า เช่น การส่งสินค้าช้า, สินค้าเสียหายในระหว่างการขนส่ง หรือปัญหาในการปฏิเสธการรับสินค้า เพื่อให้สามารถแก้ไขปัญหาได้อย่างเหมาะสม
7. การควบคุมคุณภาพ
การควบคุมและดูแลรักษาคุณภาพของสินค้าในสต็อก โดยทำการตรวจสอบสินค้าเมื่อมีการรับสินค้าเข้าสต็อก เพื่อตรวจสอบสภาพและคุณภาพของสินค้า และควรจัดเก็บสินค้าในสถานที่เหมาะสมเพื่อป้องกันความเสียหายและการเสื่อมสภาพของสินค้า หากพบปัญหาหรือข้อผิดพลาดในคุณภาพของสินค้า ควรทำการปรับปรุงและหาแนวทางป้องกันปัญหาในอนาคต เพื่อให้มั่นใจว่าสินค้าที่จะส่งออกหรือจำหน่ายให้แก่ลูกค้ามีคุณภาพตามที่ต้องการ
8. การวิเคราะห์และปรับปรุง
การวิเคราะห์ประสิทธิภาพของกระบวนการบริหารสินค้าคงคลัง โดยการตรวจสอบกระบวนการปัจจุบันมีปัญหาหรือข้อจำกัดใดที่ส่งผลกระทบต่อจัดการสินค้า และวิเคราะห์ทางเลือกที่เป็นไปได้ในการปรับปรุง รวมถึงการเลือกใช้เทคโนโลยีใหม่, การเปลี่ยนแปลงกระบวนการ, หรือการพัฒนาความสามารถของบุคลากร เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการสต็อกสินค้าในอนาคต
เขียนและเรียบเรียงโดย : บริษัท โปรซอฟท์ ซีอาร์เอ็ม จำกัด | 30 เมษายน 2567
